Sledování a objednávání spotřebního materiálu pro tiskárny pro velkou organizaci, jako je například škola, může být náročné. Každý model tiskárny používá jiný typ inkoustové kazety nebo toneru a každá inkoustová kazeta vytiskne jiný počet stránek, než je třeba vyměnit. Ačkoli byste mohli sledovat inkoustovou kazetu, která objednáváte staromódním způsobem, pomocí seznamu vytvořeného papírem a tužkou, vytvářením tabulky pro uložení všech relevantních informací ušetříte čas a umožníte vám časově efektivněji vyčíslovat inkoust..
Vytvořte novou prázdnou tabulku pro sledování uspořádání inkoustových kazet pomocí programu tabulkového procesoru vašeho počítače. Je pravděpodobné, že váš počítač byl dodán s aplikací Microsoft Excel nainstalovanou jako součást Microsoft Office. Pokud nemáte aplikaci Excel, stáhněte a nainstalujte zdarma kancelářskou sadu, jako je například OpenOffice, nebo použijte online nástroj, jako je například Dokumenty Google, ke kterému máte bezplatný přístup, pokud se zaregistrujete pro bezplatný účet služby Gmail.
Určete, které informace chcete sledovat. To se bude lišit případ od případu a jedním z výhod používání elektronické tabulky je, že je snadné měnit informace, které sledujete podle potřeby. Chcete-li začít, zkuste sledovat číslo místnosti, kde je nainstalována každá tiskárna, typ tiskárny, typy inkoustových kazet nebo toner, který používá tiskárna, kolik jste zaplatili za inkoust a datum, kdy jste naposledy objednali náhradní inkoust.
Nejprve zadejte hlavičky sloupců tabulky. Všimněte si, jak je nakonfigurována prázdná tabulka. Existuje řada čísel spuštěných po vertikální ose a řádek písmen přes horizontální přístup. V první buňce nebo v řádku 1 sloupec A zadejte "Číslo místnosti". V řádku 1 sloupec B zadejte "Model tiskárny". "Model inkoustové kazety" se nachází v řádku 1 ve sloupci C a tak dále, dokud nezadáte hlavičku sloupce pro každou informaci, kterou chcete sledovat.
Vyberte první tiskárnu, kterou chcete zadat do tabulky, a začněte zadáním čísla místnosti v řádku 2 sloupce A. Zadejte model tiskárny ve sloupci B řádek 2 a poté pokračujte v zadávání všech příslušných informací do příslušného sloupce včetně data, poslední objednaný inkoust.
Zadejte informace pro další tiskárnu, počínaje sloupcem A řádek 3 a zadejte další údaje pro danou tiskárnu do příslušného sloupce. Pokračujte v zadávání informací pro každou další tiskárnu do nového řádku, dokud nebudou uvedeny všechny vaše tiskárny a informace o tiskárně. Po dokončení uložte tabulku na pevný disk počítače.
Vytvořte další sloupce s prázdným datem, které chcete zaznamenávat při každém objednání inkoustu pro konkrétní tiskárnu. Po dokončení uložte soubor na pevný disk, abyste jej mohli použít při příštím objednání spotřebního materiálu.
Tipy
-
Pomocí zvláštního formátování zvýrazněte důležité informace nebo jako organizační pomoc. Například použijte tučné písmo pro záhlaví sloupců a barevné písmo ke skupině tiskáren ve stejné organizační jednotce. Například byste mohli používat zelené tiskárny pro použití na fakultách, modré pro studenty používající tiskárny a oranžové pro tiskárny nastavené v knihovně.
Po uplynutí určitého času - např. V semestru nebo ve školním roce - je celková částka vynaložená na každou tiskovou barvu během této doby. Tyto informace můžete použít, abyste zjistili, zda se některé tiskárny používají častěji než jiné, zda je jedna tiskárna nákladově efektivnější než jiná a dokonce i které oddělení nebo učebny používají nejvíce inkoustů - informace, které mohou být užitečné jak pro přeskupování, tak pro sestavování rozpočtu účely.
