Formulář služby W-9 se používá k získání identifikačního čísla daňového poplatníka pro jednotlivce nebo společnost. Společnosti používají tento formulář k získání čísla TIN pro nové dodavatele. Po získání prvního formuláře IR-W-9 společnosti nejsou požadovány společnosti, aby získaly aktualizované formuláře pro zavedené dodavatele; dodavatelé jsou zodpovědní za poskytnutí aktualizovaného formuláře W-9, pokud se některé informace změní.
Aktualizace informací W-9
Dodavatel je povinen poskytnout společnosti nový formulář W-9, pokud se změní název nebo TIN pro dodavatele. Navíc, pokud obchodní struktura prodejce změní své daňové požadavky, měl by být předložen nový formulář W-9.
Použití W-9
IRS vyžaduje, aby společnosti podaly formulář 1099, aby oznámili platby určitým prodejcům nad 600 dolarů. Formulář W-9 zajišťuje, že společnost bude mít k dispozici dostatek informací k podání formuláře 1099 v případě potřeby.
Náhradní formy
Služba IRS umožňuje společnostem používat formuláře W-9, pokud požadují podstatně podobné informace. Například společnost může vytvořit svůj vlastní formulář pro dodavatele a zaslat ji všem novým dodavatelům. Tento formulář by mohl obsahovat jak informace týkající se dodavatele specifické pro společnost, tak i informace obsažené ve formuláři W-9.
Formulář W-9 Informace
Formulář W-9 požaduje jméno prodejce, poštovní adresu, daňovou klasifikaci a číslo sociálního pojištění nebo identifikační číslo zaměstnavatele. Formulář W-9 nebo rovnocenná náhrada musí také vyžadovat, aby prodejce potvrdil, že poskytnuté identifikační číslo poplatníka je přesné, že prodejce je občanem USA a že dodavatel nepodléhá zadržení záloh.
Sankce
Pokud společnost požádá od prodejce formulář W-9 a dodavatel nedodrží, může dodavatel uložit pokutu ve výši 50 USD, pokud selhání není způsobeno důvodnou příčinou spíše než úmyslnou nedbalostí. Prodejce může také obdržet občanské a trestní sankce, pokud jsou poskytnuty nepravdivé informace.
