V písemné obchodní korespondenci je běžné používat pozdrav při spuštění a ukončení dopisu nebo e-mailu. Pozdrav, který používáte ke spuštění zprávy, nastavuje tón pro zbytek korespondence.
Než začnete s vaší komunikací, je důležité mít pochopení toho, s kým píšete, a jaké formality musíte použít pro tento druh komunikace. Zatímco mnoho firem používá formální jazyk ve své obchodní komunikaci, existuje také mnoho společností, kde je příležitostný obchodní jazyk přijatelný a povzbuzován.
Vyberte obchodní pozdrav
Firemní pozdravy, které používáte k zahájení zprávy, budou záviset na tom, zda znáte jméno osoby, kterou píšete. Kdykoliv je to možné, je nejlepší, abyste se obrátili na váš dopis nebo e-mail na konkrétní osobu. Tímto způsobem zpráva upoutá jejich pozornost. Nicméně, pokud neznáte jejich jméno, existuje několik formálních možností, které můžete použít: "Pro koho se to může týkat", "Vážený pane nebo paní", "Zdravím" a "Dobrý den".
Pokud znáte jméno osoby, na kterou se věnujete vaší korespondenci, ujistěte se, že jste ji správně napsali. Nesprávné napsání jména někoho v obchodním prostředí ukazuje nedbalost nebo dokonce nedostatek respektu.
Zde jsou některé oficiální příklady příjmů, které můžete použít, když znáte jméno osoby, kterou píšete: "Dear name", "To name" a "Hello name". V závislosti na vašem vztahu příjemce, můžete mít možnost použít své jméno. Pokud je to velmi formální vztah, pak byste mohl být lepší používat "pan", "paní" nebo "paní", za kterým následuje jejich příjmení.
Některé příklady příležitostných obchodních případů zahrnují "Hi name" a "Hey name". Použijte je pouze tehdy, pokud dobře znáte kulturu organizace a můžete potvrdit, že je to neformální. Neměli byste používat tyto druhy pozdravů na formální korespondenci, jako je průvodní dopis, doporučení nebo dotazovací dopis, bez ohledu na to, jak je organizace příležitostná. Nejlepší je použít tyto příležitostné pozdravy pouze v případech, kdy máte zavedený obchodní vztah.
Zkuste tyto uzavření obchodních dopisů
Při odhlašování na dopis nebo e-mail se ujistěte, že používáte uzavření, které odpovídá tónu, který jste použili v pozdravu a těle dopisu. Pokud jste například založili e-mail s příležitostným označením "Hi name", pravděpodobně byste neměli používat formální obchodní dopis uzavírající jako "Respektly yours".
Tyto obchodní dopisy uzavření lze použít ve formálnějších dopisů a e-mailů: "S pozdravem", "s vámi respektuje", "s pozdravem," "s pozdravem," "velmi úctivě," "s vámi a s vámi". tón je nejlepší pro organizace, kde je formální korespondence normou, nebo pro dokumenty formálnější povahy, jako jsou průvodní dopisy.
Níže uvádíme několik závěrečných příkladů, které se snažíte v neformální korespondenci: "Díky," "Velkým poděkování", "Nejlepší" a "Nejlepší přání". Tyto druhy uzavírání obchodních dopisů se nejlépe používají ve společnostech, které mají neformální obchodní atmosféru. lidé, s nimiž máte zavedenou vazbu. Pro odhlášení důležitých formálních dokumentů nepoužívejte náhodný tón.
