Zabezpečení záznamů o mzdách a zaměstnanců, kteří s nimi pracují, je neustálou úvahou o správcích mzdových prostředků a vedení společnosti. Zabezpečení mzdových prostředků zahrnuje zavedení a zachování důvěrnosti a bezpečnosti mzdových záznamů, mzdového oddělení a mzdového personálu. Vedoucí mzdového účetnictví, účetní manažer nebo správce lidských zdrojů mohou ve spolupráci s vedoucími pracovníky nést odpovědnost za zajištění mzdy. Vytvoření vysoce bezpečného a efektivně organizovaného mzdového prostředí by mělo být cílem každého oddělení mezd.
Organizace
Organizace mzdového oddělení, zaměstnanců a procesů je nezbytná pro zajištění mzdy. Jasný řetězec velení, organizační schéma logického oddělení a jasné delegování mzdových povinností jsou nezbytné pro bezpečnou správu mzdy. Pro oddělení důvěrného, efektivního, bezpečného a legálně kompatibilního zpracování mezd musí být organizován manažer, mzdový procesor, odborník na speciální mzdové situace, jako např. Příkazy k obstavení mzdových prostředků a odměny za zaměstnance, zaměstnanci,. Každý, kdo pracuje na mzdách, musí mít jasně stanovenou odpovědnost, aby zabránil a odstranil narušení bezpečnosti a mezery ve zpracování mezd.
Řízení přístupu
Veškerý přístup k dokladům o mzdových papírech, fyzických paměťových souborech, počítačích a počítačových zprávách a jakýkoli jiný přístup musí být přísně kontrolován a vynucen k zajištění důvěrných informací o mzdách. Každá odpovědnost mzdového zaměstnance musí být přezkoumána vedoucím mzdového účetnictví, aby zjistila, jaká úroveň přístupu je nutná. Přístup k fyzickým mzdovým dokladům, jako jsou časové rozvrhy, zvýšení oprávnění, kancelářské bonusy a provize a další mzdové listy s citlivými a důvěrnými finančními informacemi, musí být omezeny pouze na osoby, které zpracovávají transakce. Spisové skříně a počítače s informacemi o mzdách, daty a archivy musí být umístěny v zabezpečených oblastech, kde s nimi mohou prohlížet a pracovat pouze ti s bezpečnostním prověřením. Např. Pracovníci časového rozvrhu, kteří vstupují pouze do pracovních hodin do mzdového systému počítače, nesmějí mít přístup k procesům konečného předkládání nebo dokumentaci o mzdách a dávkách.
Postupy dokumentu
Mzdové postupy musí být důkladně zdokumentovány a prosazovány, aby byla zajištěna bezpečnost mzdového procesu a zaměstnanců. Každá odpovědnost mzdového zaměstnance musí být jasně definována v popisu práce, mzdových postupech, které provádí, a ve standardním návodu k obsluze mzdového oddělení. Postupy musí být dodržovány, revidovány, pokud se něco změní a přezkoumá alespoň jednou ročně, pokud ne častěji, aby byla chráněna celistvost procesů a aby se zabránilo nedostatkům v bezpečnosti.
Fyzická bezpečnost
Fyzická bezpečnost mzdových záznamů, spisů, dat a systémů, jakož i mzdových prostředků a zaměstnanců je zásadní. Zabezpečení mzdy a důvěrnost nesmí být ohrožena, aby se šetřily peníze zpracováním mzdy na recepci nebo tím, že jeden zaměstnanec mzdy vykonával povinnosti bez dvojité kontroly. Spisové skříně musí být uzamčeny s omezeným přístupem. Kanceláře, hlavní rámy a stolní počítače s údaji o mzdách a softwaru pro zpracování nesmí být umístěny ve společných oblastech, ale v zabezpečených místech, které lze snadno uzamknout. Zaměstnanci mzdové agendy musí mít pracovní prostředí chráněné před provozem zaměstnanců a návštěvníků a musí mít snadné způsoby, jak úspěšně zabezpečit informace, s nimiž pracují, aby nebyly vystaveny vzteklým nebo emocionálním zaměstnancům. Jakékoli mzdové chyby, nesrovnalosti a nespokojenosti by měly mít jasné procesy a měly by být řešeny manažery nebo nadřízenými, nikoli přímo zaměstnanci mzdových služeb.
