Společnosti a jednotlivci obvykle používají skenery k reprodukci dokumentů a obrázků v těchto dnech. Mohou to být samostatná zařízení nebo skenery typu all-in-one s možností tisku. Chcete-li zjistit, zda je skener výhodnou investicí, musíte zvážit výhody a nevýhody stroje. Variant sady funkcí komplikuje tento proces.
Pro: Rychlé rozmnožování se zachováním originálu
Skenery dělají zbytečné přepisovat text nebo překreslovat obrázky. Dokument nebo obrázek můžete reprodukovat za pouhých 10 sekund, a to i v případě, že originál trval několik hodin nebo dnů. Skener může provést tuto kopii bez poškození původní položky.
Kon: Kopírování stran
Většina skenerů je postavena tak, aby reprodukovala text a obrázky tištěné na listu papíru. Nejsou určeny pro skenování 3D objektů, a to i v případě, že je skener oboustranný (může skenovat přední a zadní). Návrh znamená, že jste omezeni v tom, co skenujete. 3D skenování by zahrnovalo pokročilejší laserovou technologii, která se běžně nenachází v průměrném kancelářském skeneru.
Pro: Digitalizace
Po naskenování dokumentu můžete uložit naskenovaný obrázek jako soubor do počítače. Tento soubor můžete změnit různými druhy softwaru. Digitalizace dokumentu nebo obrázku také znamená, že můžete výsledný soubor snadno přenést, například tím, že ho umístíte na disk pera nebo pošlete jej spolupracovníkovi prostřednictvím e-mailu.
Con: Snížení kvality
Skenování je obrázek textu, grafiky nebo obojího. Výsledkem je, že skenování nikdy nemůže být stejně kvalitní jako originální položka, kterou jste naskenovali, a to jak kvůli omezením softwaru a hardwaru. Komprese dat během digitální konverze také snižuje kvalitu skenovaného obrazu - některé kompresní formáty jsou pro to horší než jiné. Ztráta dat nemusí být viditelná pouhým okem, ale vždy se vyskytuje. To nemusí být obrovský problém pro základní textové dokumenty, ale stává se problematickou, když potřebujete zachovat detail a barvu obrazu. Získání kvalitnějšího skenování obecně znamená vytvoření většího souboru, který není tak snadno uložen nebo odeslán e-mailem.
Con: Technické otázky a přenositelnost
Skenery se spoléhají na software a pohyblivé součásti jako dopravní hůl pro provoz a v mnoha případech také potřebují hostitelský počítač. V důsledku toho mohou skenery narazit na závady a vyžadují údržbu. Skener může například potřebovat nové ovladače nebo způsobit zmrazení počítače připojeného ke skeneru. Žárovky s LED diodami mohou být ztlumené, vyžadují si výměnu, a ložisko skeneru může být natolik znečištěné, aby narušilo kvalitu skenování. Senzory mohou přestat pracovat kvůli selhání připojení. Skenery mohou být také zastaralé a musí být nahrazeny v průběhu času. Údržba i výměna mohou být drahé, zejména u velkých kancelářských skenerů, které jsou složité. Navíc přenositelnost může být problémem, a to jak kvůli velikosti skeneru, tak i kvůli závislosti skeneru na hostitelském počítači.
