Uspořádání podnikatelského prostředí je klíčovým prvkem úspěšného podnikání. Kancelářské procedury jsou pokyny pro toto organizované prostředí.Tím, že budete postupovat podle podrobných kroků k nastavení kancelářských postupů, může se váš tým zaměřit spíše na podnikání než na položky, které vás odvedou.
Zkontrolujte současné postupy. Pochopení stávajících postupů vytváří základnu pro změnu. Pokud nebyly stanoveny žádné postupy, je zapsání pozorování procedury dobrým prvním krokem.
Získejte zpětnou vazbu od zaměstnanců. Jakmile jsou vaše základní postupy v kanceláři zachyceny, získejte další zpětnou vazbu od spolupracovníků. Zeptejte se jich: "Co by se mělo změnit? Co se může změnit? Je řád řádové procedury správný?"
Určete, které postupy fungují. Vědět, co vám pomůže, pomůže vám zaměřit se na postupy, které nefungují.
Určete, které postupy nefungují. Zvýraznění oblastí zlepšení, takže je možné pracovat na doporučeních.
Doporučujeme změny postupů, které nefungují. Použijte seznam z výše uvedeného kroku a setkávejte se s dalšími zaměstnanci, abyste předložili doporučení pro změny, které nefungují.
Detailní popis postupu v kanceláři. Nyní, když máte seznam postupů, které fungují a doporučují řešení pro ty, které to neudělají, napište je podrobně. Zaměřte se na to, jak se jeden proces spojí s druhým.
Publikujte pracovní postupy zaměstnancům. Podrobná dokumentace by měla být sdílena se všemi zaměstnanci, aby každý mohl využívat kancelářské postupy.
Tipy
-
Kancelářské postupy se nejlépe uveřejňují se školící příručkou, sezeními o otázkách a odpovědí a doklady o "často kladených otázkách". Nikdy nepředpokládejte, že proces funguje. Dávejte pozor na průběžné zlepšování.
Varování
Kancelářské procedury jsou někdy považovány za překážky pro dokončení podnikání, takže někteří zaměstnanci mohou být tvrdohlaví ke změně. Zaměřte se na výhody kancelářského procesu.
