Oblast podnikové komunikace zahrnuje mnoho typů formálních dopisů. Vyšetřovací dopis, někdy nazvaný "dotaz", často představuje první krok k další komunikaci. Obchod mezi spotřebitelem a výrobcem, mezi dvěma podniky nebo mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem často začíná dotazem jedné strany. Komunikace může také skončit, jakmile spisovatel obdrží tuto počáteční odpověď.
Tipy
-
Kdykoli píšete někomu, kdo požaduje informace, je to dotazovací dopis. Můžete je použít k řešení všech druhů záležitostí, jako je sponzorství, volná pracovní místa, prodej, projekty a financování.
Inquiry Letter Základní definice
Takže, co je to důkaz? Pokud osoba vyžaduje konkrétní informace od jiné strany, může tato osoba zvážit písemné doporučení. V podstatě tento dopis představuje otázku nebo žádost čtenáři s úmyslem přesvědčit čtenáře, aby odpověděl. Ideální šetření identifikuje konkrétní osobu schopnou poskytnout odpovídající reakci stručným a účelným způsobem. Například vlastník účetní společnosti může zaslat dotaz na správce prodeje kancelářských potřeb, aby požádal o katalog nebo návštěvu obchodního zástupce a vysvětlil, že plánuje aktualizovat nebo přemístit svou firmu.
Základní formát
Zapomeňte na to, že jste se obrátili na váš dotazovací dopis "Koho se to může týkat?" místo toho určit konkrétní kontaktní osobu v rámci nadpisu a pozdravení vašeho dopisu, kdykoli je to možné. Například, pokud píšete, že chcete požádat o stáž, udělejte si domácí úkol, telefonicky nebo online, abyste zjistili jméno správce pronájmu. Standardní dotazovací dopis má zhruba tři odstavce. První odstavec udává, co chce spisovatel, například informace o produktu, otevírání úlohy nebo jiné žádosti; například:
Vážená paní Smithová,
Jsem student (jménem vysokoškolského studia), pracuji na bakalářském umění v péči o děti a mládež. Při hledání stáže pro léto 20XX jsem našel svůj programový výpis pro příležitosti na stáž na (název webové stránky.)
Druhý odstavec vysvětluje důvody spisovatele, aby podal svůj požadavek čtenáři. Vysvětlete, proč jste se rozhodli obrátit se na konkrétní čtenáře a jak vám budou požadované informace prospěšné:
Protože jste kontaktní osoba pro program stáže, chci napsat další informace. Nakonec hledám interní pozici s cílem zlepšit své dovednosti a zkušenosti v péči o ohrožené mládež. K dnešnímu dni patří moje práce a zkušenosti (seznamy, relativní dobrovolná práce, další stáže.)
Závěrečný odstavec by měl spojit dopis spolu s vyjádřením vděčnosti čtenáři a jeho pomoci. Dopis se obvykle končí uzavřením volání, například "upřímně", za nímž následuje jméno autora.
Žádané a nevyžádané
Dotazníky pocházejí buď jako vyžádané, nebo nevyžádané dotazy. Požadované dopisy se objevují nejčastěji, když podnik inzeruje svůj produkt nebo službu v naději, že vyvolá zvědavost potenciálních klientů. V případech, kdy spotřebitel nemůže produkt sám prohlédnout, musí spotřebitel kontaktovat firmu prostřednictvím vyžádaného dotazníku. V nevyžádaném dotazníku příjemce neobdrží žádnou předchozí nabídku informací. Odesílatel požaduje informace ze zdroje, o němž se předpokládá, že má odpověď na dotaz, aniž by o to požádal zdroj.
Požadovaný příklad: Granty a financování
Mnoho nadací nebo společností, které nabízejí granty, dávají před obdržením návrhu na dotaci obdržet dotazovací dopis. Tento typicky vyžádaný dotazník musí plně vysvětlit vaši potřebu financování a může překročit základní formát tří odstavců, ale nesmí překročit tři strany. Vedle základního úvodu musí úspěšný důkaz o grant nebo žádost o financování obsahovat krátký popis vaší organizace, prohlášení o potřebě, metodiku, kterou hodláte použít k dosažení požadovaného výsledku a jakékoliv další zdroje financování, které jste plán využít.
Nevyžádaná příloha Příklad: stáže a pracovní místa
Většina doporučení pro zaměstnání a stáže je nevyžádaná. Zvažte zasílání dotazů, když obdivujete společnost a myslíte si, že byste mohli sdílet vzájemně prospěšný pracovní vztah. Začněte svůj dopis představením sebe a vaším zájmem o zaměstnání v jejich společnosti. Postupujte stručně tím, že v jednom nebo dvou odstavcích informujete o vaší kvalifikaci a jak si myslíte, že zkušenost ve společnosti čtenáře bude prospěšná jak pro vás, tak pro společnost. Získání nohy ve dveřích s firmou, kterou obdivujete, dělá zážitek z praxe. A kdo ví? Pokud jste dobře fit, mohlo by to vést k ustálené pozici.
