Jak se vaše firma rozšiřuje a stává se úspěšnějším, může být její systém podávání papíru nudný a nepraktický. To je důvod, proč se majitelé firem rozhodnou použít databázi. Ačkoli databáze pomáhají organizacím fungovat hladceji, nejsou bez vad. Navrhování databáze může být nákladné a časově náročné. Technické problémy mohou vést k rozsáhlému poškození. Také musí společnost trávit čas školení zaměstnanců k použití nové databáze.
Časově náročný design
Převod z papírových souborů na elektronický databázový systém může být složitý, obtížný a časově náročný. Při přepnutí na databázi je třeba postupovat několik kroků. Vedoucí projektu musí určit účel databáze a shromáždit všechny informace, které je třeba organizovat. Návrhář databází musí vytvořit potřebné tabulky, které rozdělí informace, určí primární klíče, nastaví vztahy mezi tabulkami, upraví návrh a použijí normalizační pravidla, která zabrání uchování redundantních informací na více místech. V závislosti na úrovni dovedností může návrh databáze trvat několik dní až několik týdnů.
Technické problémy
Občas se databáze může setkat s chybami, které poškozují prakticky všechny informace v ní. Na rozdíl od papírových souborů, pokud dojde k chybě v databázi, může mít domino efekt. Malé nesprávné výpočty mohou vést k potřebě zásadního přepracování systému. Pravidelná záloha je důležitá pro omezení možnosti poškození.
Nákladné
Převod do databáze může být velmi nákladný. Vlastníkem firmy vznikne několik nákladů. Složitější návrh databáze, tím více to bude stát. Společnost musí zakoupit softwarový balík, který nabízí maximální flexibilitu pro vlastní databázi a umožňuje růst. V mnoha případech bude muset vlastník firmy najmout profesionála, aby bylo zajištěno správné provedení práce. Musí dostatečně investovat do plánování struktury databáze, aby zajistila nejlepší výkon.
Požadováno školení
Konverze na databázi znamená, že vlastník firmy musí školení zaměstnancům používat nový software. Zaměstnanci musí mít čas na to, aby byli vyškoleni. Majitel firmy může také muset najmout instruktory, kteří vedou výcvikové kurzy. Někteří zaměstnanci mohou být odolní vůči nové technologii. Školení může trvat několik hodin až několik dní a úplné přijetí technologie může trvat déle než to. V závislosti na tom, jak dlouho trvá zaměstnance, aby se naučili navigovat v systému, může trénink a adopce zpomalit produktivitu.
