Pokud vaše práce přináší pravidelné instruktáže manažerům nebo vedoucím pracovníkům ve vašem oddělení, je pravděpodobné, že tento úkol můžete rozdělit na čtvrtletí nebo na tříměsíční segmenty. Mnoho organizací používá čtvrtletní časové období pro účetní a finanční operace, takže budou potřebovat instruktáž, která odpovídá tomuto časovému rámci. Čtvrtletní zpráva by měla obsahovat shrnutí a informace o pokroku v podnikání, upozorněních, výzvách a cílech dosažených během tohoto období. Můžete dokonce zahrnout anekdotální odkazy, které mohou přinést vaši zprávu prostřednictvím skutečných událostí, ke kterým došlo během čtvrtletí.
Studium předchozích čtvrtletních zpráv
Pokud se jedná o první čtvrtletní zprávu, kterou píšete, přečtěte si předchozí zprávy - čtvrtletní nebo roční. Na tuto čtvrtletní zprávu můžete mít informace o konci roku. Mohlo by také existovat preferovaný formát pro čtvrtletní přehled. Je pravděpodobné, že budete mít k dispozici další relevantní informace; nicméně, držte se stejného formátu, pokud není instruováno jinak. Pokud ještě nemáte šablonu z předchozích přehledů, vytvořte ji, takže tento krok nevytvoříte příští čtvrtletí.
Určete své informační zdroje
Pokud není čtvrtletní zpráva výhradně v rámci vaší působnosti, je pravděpodobné, že budete potřebovat informace z jiných zdrojů nebo oddělení. Pokud například váš přehled vyžaduje finanční údaje, oslovte sekci účetnictví nebo finance a požádejte o údaje, které potřebujete pro daný čtvrtletí. Pokud jsou k dispozici údaje za předchozí čtvrtletí, požádejte o to i v případě, že chcete porovnat dvě čtvrtiny.
Zkontrolovat obchodní témata pro vytváření přehledů
Získejte informace o obchodních tématech, které kontrolujete ve čtvrtletním přehledu. Například pokud jste projektový manažer konzultační firmy a účelem zprávy je aktualizovat vedoucí tým o pokroku v několika různých zakázkách, uvažte o uvedení jména každého klienta a následně o typ engagement jako o podtémích jako je tento:
- Název klienta, typ angažovanosti; například Executive Coaching
- Název klienta, typ angažovanosti; např. Team Development Workshop
- Název klienta, typ angažovanosti; např. Organizační hodnocení
Pro každou podkategorii uveďte stručný popis zakázky, včetně pracovníků přidělených každému. Pokud jste projektový manažer, uveďte své jméno a jméno klienta, s nímž jste během tohoto období sdělili, a také popis svých činností jako projektového manažera. Popište další aktivity týkající se zakázky, jako například počet hodin, které každý konzultant pracoval, a cíle, cíle a úspěchy pro každou zakázku. Můžete například napsat,
"Konstruktér ABC John Doe vytvořil týmové vývojové aktivity pro workshop 1. února 2019. Cílem workshopu je zhodnotit výsledky organizačního hodnocení provedené dne 1. prosince 2018 a usnadnit činnosti, aby se členové týmu znovu zapojili do organizační mise. "
Budete soudit, kolik podrobností byste měli poskytnout, na základě délky a formátu Vaší čtvrtletní zprávy. Tato část tvoří narativní součást vaší zprávy.
Tabulky jsou užitečné
Kromě toho, že jsou užitečné při prezentaci finančního obrazu pro vaše čtvrtletní zprávy, tabulky jsou oceňovány čtenáři, kteří se zajímají o spodní linie. Nemusíte zahrnout několik stránek do výkazu vyprávění, ale kvantitativní zobrazení čtvrtletních aktivit dává čtenářům přehled o pokroku ve vaší oblasti. Pokud používáte stejný příklad, pokud vykazujete několik závazků, tabulka by mohla odrážet počáteční rozpočet, analýzu vypalování, aktuální náklady a odhadovaný rozpočet na dokončení v obou dolarů a v procentech.
Napište Úvod a Závěr
Jakmile shromáždíte všechny informace pro vaši zprávu a připravíte návrh, napište svůj úvod a závěr. Úvod by měl obsahovat období pro vaši zprávu, informační zdroje, oddělení nebo projekty a publikum. Pokud je vaše zpráva dlouhá nebo složitá, napište sumární shrnutí obsahující nejrelevantnější informace v souhrnném souhrnu. Závěr by měl v průběhu čtvrtletí přehodnotit nejdůležitější body a zároveň stručně vysvětlit všechny významné problémy, ke kterým došlo během tohoto čtvrtletí, a prognózy pro příští čtvrtletí.
