Pravidelně plánované zasedání pro školení zaměstnanců jsou nezbytným komunikačním nástrojem. Místo toho, abyste se spoléhali na poznámky nebo e-maily, používáte přímý přístup. To nejen nabízí příležitosti k poskytnutí relevantních informací, ale také k zodpovězení otázek a objasnění možných nedorozumění. Na rozdíl od jiných typů schůzek se však jednání o zasedání obvykle zaměřují na obchodní nebo projektové operace a trvají nejdéle 15 minut až 30 minut.
Základní pravidla
I když jsou schůzky často neformální, měly by se stále uplatňovat základní pravidla pro dobré chování a komunikaci. Krátký časový rámec vyžaduje, aby byla stanovena pravidla, která zajistí, aby ostatní poslouchali, když někdo mluví, udržují komunikaci na místě a profesionální a povzbuzují otázky a produktivní zpětnou vazbu. Kromě toho, protože briefingové zasedání se zaměřují na poskytování aktualizací a dalších relevantních informací, zaměstnanci by měli pochopit, že to není místo pro diskusi o politikách nebo rozhodnutích společnosti.
Práce z předdefinované agendy
Připravte si agendu těsně před začátkem brífingu. To je nezbytné, abyste se ujistili, že instruktáž obsahuje jak standardní položky, tak i nejnovější zprávy. Například agenda předběžného posunu zaměstnanců může zahrnovat úkoly, plánování rozvržení a informace o událostech, které proběhly během předchozí změny. Můžete buď rozdávat agendu, nebo požádat členy personálu o poznámky. Cílem je udržet vás na cestě a ujistěte se, že briefing je prospěšný.
Začněte s bangem
První minuty každé instrukce utratíte energizujícím a motivujícím zaměstnancům. Začněte s dobrými zprávami, jako například gratulace týmu k dosažení cílů prodeje v předešlého dne, uvítání nového zaměstnance nebo oznámení o termínu uznání zaměstnance. Podle Alberta Mensaha, profesionálního trenéra a autora, o čem mluvíte není tak důležité, jako to, zda má motivační efekt.
Záložní otázky pro konec
Vyhrazte si čas pro distribuci informací. Řekněte zaměstnancům, že budete mít otázky a objasnit informace na konci, ne během rozhovoru. To je důležité jak abyste se ujistili, že zůstanete v časovém rámci, ale také pozornost každého z vás bude zaměřena na informace, které máte k dispozici. Pokud nemůžete okamžitě odpovědět na otázku, obraťte se na odpověď, jakmile bude brífing u konce a co nejdříve pokračovat, zejména pokud jde o otázky citlivé na čas.
