Digitální svět učinil komunikaci pravděpodobně nejdůležitější dovedností pro jednotlivce i korporace. Když se komunikace rozpadá uvnitř společnosti, je to často předpovědkou toho, kdy další dynamika pracoviště bude následovat tuto sestupnou spirálu. Abychom zvládli komunikaci, musíme pochopit základní rozdíly mezi formálními a neformálními komunikacemi a kdy je každý nejlépe uplatňován. Když je komunikace plynulá a otevřená, často vede k vyšší efektivitě, lepším vztahům a větší morálce.
Co je firemní komunikace?
Než se dostanete do složitosti formálních a neformálních komunikačních metod, je dobré mít základní podstata toho, co zahrnuje firemní komunikaci.
Firemní komunikace může být jak interní, tak i externí. Občas se může jednat o vzdělávání zaměstnanců o image značky a o tom, jak si udržovat a promítat značku prostřednictvím všech svých snah. Komunikace se používají k vytváření vztahů se zainteresovanými stranami. Je to přes zasílání zpráv, že škody jsou řízeny nebo zhoršeny, když to jde bokem. Komunikace definují marketing, vztahy s veřejností a povědomí o externích značkách. Je to v zasílání zpráv a komunikaci, že korporace vytvářejí rámce pro to, kde směřují a jaké projekty se dostávají do potrubí.
Stručně řečeno, korporátní komunikace stojí za téměř každým aspektem moderního podnikání. Vynikající komunikace je klíčovou cestou, jak zaměstnanci, tak management mohou ve své kariéře postupovat na vyšší úrovni.
Jaké jsou formální a neformální komunikační metody?
Jakým způsobem se člověk rozhodne něco udělat, je metoda komunikace a rozmanitost je obrovská. Některé patří:
- Mluvíte kolem chladiče vody.
- Odeslání e-mailu pro celou firmu nebo pro osobu.
- Odesílání na firemní fóra.
- Sdílení v podnikovém zpravodaji.
- Připojte brožurku do informačního pultu jídelny.
- Peer-to-peer chat zprávy.
- Skupinové nebo týmové konverzace ve skupině Slack Group nebo Basecamp.
- Adresování firemního kulatého stolu.
- Provedení projevu na pikniku společnosti.
- Každá forma textových zpráv, sociálních médií a dokonce i videa.
- Vydávání zprávy zainteresovaných stran.
Žádná z těchto metod není pro komunikaci neúčinná. Všichni dostali slovo. Otázkou je, jsou vhodnou metodou pro tuto zprávu? Ještě důležitější je, že jsou nevhodné?
V některých oblastech mohou být textové zprávy po hodinách v rozporu se zákonem nebo v rozporu se smluvními podmínkami zaměstnance. Spolupráce na Facebooku může být nevhodná pro nadřízeného nebo manažera, protože by mohla vést k neohlášené neformálnosti mimo pracovní dobu. Z oblasti do regionu a společnosti mezi společnostmi představuje dnešní řada komunikace řadu dilemat a úvah, které by měli být uznáváni a srozuměni jak manažery, tak zaměstnanci.
Příklady metod neformální komunikace
Neformální komunikace je jakákoli metoda komunikace, která nereaguje na podnikový řetězec velení nebo dodržuje osvědčené postupy v rámci společnosti. To může zahrnovat klepy, pověsti, příležitostné chvění, přestávku a další. Stává se to v e-mailových zprávách, v textech, v aplikacích skupinových zpráv, v ručně psaných poznámkách, v aplikaci Post-it na zprávy, v telefonních hovorech a dokonce i v týmových blogech. Často je považován za peer-to-peer, což znamená, že se zřídkakdy vyskytuje u osob na různých úrovních autority.
Obecně může být hnusný, neplánovaný, příležitostný a neověřený. Obvykle se nejedná o konečné slovo a často se očekává, že bude mimo záznam.
Možná, že jeden zaměstnanec neformálně říká: "Viděla jsem zprávy o prodeji a myslím, že to znamená špatné věci pro naši bezpečnost práce." Jedná se o neformální komunikaci, která v žádném případě nereprezentuje konečný výsledek společnosti. Prodej může být z libovolného počtu důvodů omezen, od velkého klienta, který prohlásil konkurz, až po vývoj produktů, čímž se zrychlil nový start, který by mohl učinit starý produkt zastaralý. Pro kohokoli, kdo by takový ošklivý komentář vyjádřil jako evangelium, by mohlo být nebezpečné týmové morálce. Je důležité, aby zaměstnanci chápali příležitostná pozorování, protože "neformální komunikace" od jedné osoby může poškodit tým.
Řekněme, že jiný zaměstnanec vysílá text v celém podniku, který vyzývá všechny, aby se na nápoje v Wanda's Watering Hole podařilo nalézt nápoje, kde jsou šťastné hodinové nápoje nejlevnější. Mohlo se to stát na firemním účtu a mohlo by to zahrnovat i zaměstnance, ale je to neformální a neohrožená kancelářská shromáždění. A tito jsou skvělí týmoví stavitelé a měli by být povzbuzeni, ale společnost by měla mít politiku o organizaci takovýchto akcí - například prostřednictvím firemních e-mailových účtů.
Neformální komunikace může být jakýkoli druh fotografování vánku. Zaměstnanci mluví o svém víkendu nebo o tom, že Joyce má své dítě. Fotbalové bazény, povídání o počasí, rozhovory o parkování nebo nahlas přemýšlení o produktech nového čtvrtletí - to vše jsou neformální.
Pokud je komunikace na pracovišti neformální, často není potřeba zachovávat soukromí ani očekávání soukromí.
Příklady metod formální komunikace
Při formální komunikaci na pracovišti je obecně směrová pozornost. Je to shora dolů, zdola nahoru, boční nebo horizontální. Zahrnuje oddělení a zavedené postupy. Formální komunikace je obecně koncipována dopředu - je to zpráva, která byla promyšlená a plánovaná a následně šířena pro konkrétní zaměstnance, konkrétní oddělení nebo dokonce společnost nebo její zainteresované strany jako celek.
To se také může projevit v e-mailech nebo telefonických rozhovorech. Nejdůležitějším kritériem pro formální komunikaci je však to, že je považováno za "správné kanály" komunikace.
Příkladem může být, když společnost mosaz vydává e-mail s přílohou, která je formálně napsána, a vysvětluje, proč nelze přesměrovat faktury a že nebude kompenzován za určité trvání. Takový dopis bude zahrnovat vedení, účetnictví a případně dokonce i právní oddělení, aby chránila společnost před každým, kdo nepochopil dopis a pokusí se vyúčtovat neschválené nadčasy. Bude pravděpodobně zahrnovat "potvrzení o přečtení" na e-mailu jako důkaz, že každý příjemce otevřel a četl uvedené komuniké.
Zpráva o stavu akcionářů je formální sdělení. Přezkoumání zaměstnanců u manažera může být považováno za formální komunikaci, pokud se jedná o písemnou zprávu. Videoklip vytvořený manažerem k vysvětlení projektu a dostupný prostřednictvím firemního cloudu je formální, zatímco videochat je neformální. Firemní blogový příspěvek je formálním způsobem, jak dostat zprávy o nových produktech nebo službách, a to nejen společnosti týmu, ale také jak stávajícím, tak budoucím klientům. Když se o projektu objeví špatná zpráva a oddělení pro styk s veřejností vypálí požáry, je to vnější formální komunikace.
Všechny tyto komunikační metody sdílejí velkou společnou věc - žádná z nich není spontánní. Všichni pravděpodobně budou obsahovat dobrou gramatiku, stručný jazyk, průmyslový žargon, firemní pojmy a pravděpodobně i firemní branding.
Proč potřebujete formální a neformální komunikační metody
Komunikace ovlivňuje tolik toho, co se děje v našich životech. Ztěžuje strach; inspirají a vzdělávají. Vytváří vztahy a může je roztrhat.
Společnosti, které nemají dobré komunikace, často trpí širokou škálou problémů. To může zaměstnancům zmást o tom, jaké kroky je třeba podniknout nebo jak se chovat. Mezi odděleními mohou dojít ke srážkám. Chyby se staly. Mohou se šířit bouřky. Výsledky mohou být všechno od neefektivnosti až po právní problémy.
S dobrou komunikací - neformální i formální - firemní kultura má tendenci být silnější, zdravější a produktivnější. Když mají zaměstnanci pocit, že mají nástroje pro komunikaci mezi sebou a se správou, často mají lepší pochopení svých rolí a cílů.
Když má vedení k dispozici širokou škálu možností pro komunikaci se zaměstnanci, vytváří lepší vztahy, inspiruje větší loajalitu a může celkově zvýšit produktivitu.
Pokud komunikace probíhá pouze neformálně nebo formálně, vytváří to konflikty.
Příklady smíšené nebo špatně řízené komunikace
Možná, že se vedení nikdy nesmějí se svým týmem. Možná Peter, šéf prodeje, nemá tušení, že John se v poslední době cítil nevolně díky Johnově odvážnému obličeji. V důsledku toho Peter neuvědomuje, že tým je zdůrazněn, protože John tolik bojuje. Když John informuje Petra o tom, že je diagnostikován rakovinou, je to šok, protože Petrovalo nikdy neocenil v chatu kolem vodního chladiče a vyhýbá se neformálním e-mailům. Protože byl Peter na neformální úrovni tak vzdálený, jeho prodejní oddělení ho nedůvěřuje a mají obavy z toho, co Johnova diagnóza pro rakovinu znamená pro bezpečnost práce Jana a jejich nadcházející pracovní zatížení.
Správní manažeři chápou, že neformální komunikace činí vztahy silnější, a to nejen na jejich konci, ale i jako morálka pro celou společnost, od recepce až po pohledávky.
Pokud jde o to, že komunikace je pouze neformální, zaměstnanci jsou zmateni a frustrováni. Pokud je každá obchodní politika vydávána pouze spontánně, reakčním emailem a nikdy se nevydává oficiálně jako dobře promyšlená zpráva, může se cítit, jako by se střely neustále pohybovaly. Je to opravdu politika, nebo jen další nálada, kterou řídí?
Možná, že v květnu vedoucí společnosti rozvíjí společnost s náhodně napsaným e-mailem, který říká: "Tým pracoval tvrdě na novém rozhraní, které učiní náš účetní software pro klienty snadnější. Nejste si jisti jménem nebo datem vydání, ale rozhodně to funguje."
V červenci se objeví e-mail, který říká: "Jsme zpět na kreslicí desku na rozhraní. Cílem je zvýšená funkčnost, která má za následek méně zákaznických služeb."
Přesto neexistuje žádné oficiální komuniké o ničem, co by bylo spojeno s redesignem rozhraní. Co by měli zaměstnanci říci nebo dělat o problémech s rozhraním, pokud se klienti ptají? V tomto případě je nutné, aby společnost společně sdělila a vydala formální sdělení, v němž říká přesně, co vývojový tým pracuje, protože to je důležité informace pro každou úroveň společnosti, od rozpočtování po marketing a oddělení pak mohou vypracovat plán akce na nadcházejících rozhraních.
Jak naučit pracovníky formální a neformální komunikační metody
Pokud jde o komunikaci, je to více než v minulosti. Politiky jsou kritické v podnikovém prostředí, a když je položíte, je to formální. Písemné pokyny jsou vyžadovány, s vysvětlením podle potřeby. Možná objasnění může nastat prostřednictvím oslovení pracovníků na schůzce nebo umožnění diskusního kanálu Slack, ale je důležité, aby nebyly žádné nejednoznačnosti.
Pozvěte zaměstnance, aby se zapojili a položili otázky, pokud si nejsou jisti. Dejte jim vědět, že je dobré poslat e-mail nebo jinou písemnou komunikaci, pokud by chtěli odpovědět na papírovou stopu. Taková papírová stopa také chrání firmu.
Politiky by měly uvést, kde firma stojí na věcech jako klepy - že to může být škodlivé a neproduktivní, že všichni zaměstnanci si zaslouží respekt a soukromí o záležitostech jak na pracovišti, tak mimo ni. Politiky by měly také objasnit, že i když lidé mohou svobodně používat sociální média jako soukromé osoby, nesmějí sdílet pracovní produkt nebo mluvit o záležitostech společnosti na svých společenských kanálech.
Pokyny mohou také objasnit, zda je v pořádku používat e-maily neformálně v rámci práce nebo zda by se tato sdělení měla omezit pouze na aplikace pro zasílání zpráv a podobně. Měly by stanovit, zda existují pravidla pro zasílání textů nebo e-mailů po hodinách a zda se od zaměstnanců očekává, že budou sledovat tyto off-site.
To je také, kdy by politiky týkající se flirtování a obtěžování měly být opakovány, protože jsou vždy neformální komunikace, která se často chlubí obchodními pravidly.
Konečná písemná příručka o komunikaci uvnitř společnosti je nejlepším způsobem, jak vytvořit podnikovou komunikační kulturu. Nezapomeňte, že neformální komunikace je cennou, morální stavbou na každém pracovišti a měla by být občas prosperována. Jistě, může se dostat z rukou, pokud je to nepřetržitě, takže společnost by měla mít pokyny o tom, kdy je to vhodné a co je vhodné neformálně projednat. Sexuální dobytí, ne, ale skvělý víkend v kajutě, to je v pořádku.
Nakonec vytvářením pozitivního, otevřeně komunikačního pracovního prostředí zjistíte, že vaše společnost se těší méně stresujícímu a produktivnějšímu prostředí se zaměstnanci, kteří se na pracovišti cítí více věrní a ceněni.
