Váš manažer vás požádal, abyste prozkoumali tržní trend a vypracovali zprávu pro vaše oddělení, aby vaše společnost vytvořila strategii pro zvýšení podílu na trhu a zisku. V tomto okamžiku se musíte rozhodnout, jaký typ zápisu chcete napsat. Znalost rozdílů mezi formálními a neformálními zprávami vám pomůže vybrat správný styl.
Neformální zpráva
Neformální zprávy jsou zpravidla interní zprávy a mohou jít k ostatním členům oddělení a vedoucím oddělení. Používají se také pro zprávy, které budou procházet po celé společnosti. Používají osobní zájmena a kontrakce. Ačkoli zpráva může být dlouhá několik sekcí, je obvykle mnohem kratší než formální zpráva. Stránka obsahu není zahrnuta. Neformální zprávy lze dokonce formátovat jako poznámku.
Neformální struktura
Váš úvod a závěr jsou obsaženy v textu zprávy a neexistuje abstrakt. Pokud je to nutné, uveďte velmi krátké nadpisy. V úvodu stručně uveďte problém, co jste udělali a vaše závěrečné závěry. Máte cílové publikum, a proto je přímo hovořte s nimi ve vaší diskusi. Uveďte fakta a nepleťte detaily, ale ujistěte se, že zpráva je srozumitelná. Připomeňte čtenáři, jaké byly vaše závěry. Vaše hlášení bude správně odůvodněno písmenem 10 až 12 bodů. Zahrnout vaše doporučení a pokrok, který jste učinili při řešení problému. Buďte pozitivní ohledně očekávání a doporučení.
Formální zpráva
Pokud píšete zprávu pro vyšší vedení nebo pro jinou organizaci, budete potřebovat formální zprávu. Formální zprávy se také používají pro výzkumné studie ve vysokoškolském vzdělávání. Formální zprávy jsou delší a dobře prozkoumány. Formální zprávy jsou neosobní, zřídka používají osobní zájmena a kontrakce.Shrnutí jsou umístěna na samostatných stránkách a obvykle mají více než jednu záhlaví. O formálních zprávách může předcházet i návrh. Pokud je přehled o délce více než pěti stránek, zahrňte obsahovou stránku. Může být vyžadován průvodní dopis nebo poznámka.
Formální struktura
Zahrnout titulní stránku, která se podobá obálce knihy. Abstrakt stručně shrnuje problém, proces výzkumu a závěrečné závěry na jedné stránce nebo méně. Vaše titulní stránka bude obsahovat název zprávy, osobu, která zprávu sestavila, datum vydání a datum odeslání. Shrnout svou počáteční práci nebo účel studie a zahrnout všechny podrobnosti, které jsou pro vaše publikum nezbytné k úplnému pochopení otázky. Zahrnout obsah a seznam tabulek a čísel. Součástí vaší zprávy bude úvod, přehled výzkumu a závěry a doporučení. Ukončete sestavu s potvrzeními, seznam odkazů, kde jste umístěny ve výzkumu a všechny přílohy.
