Databáze znalostí, podobná wiki, je řízená sbírka článků a informací, které uživatelé předkládají. Zásobník typu znalostní báze je obvykle určen pro konkrétní program nebo proces a informace mohou předkládat vývojáři, pracovníci technické podpory nebo koncoví uživatelé. Demokratická povaha znalostní základny umožňuje organický a rychlý růst, ale také obtížně udržuje informace a v nejhorších případech je nepoužitelná.
Dynamická konverzace
Největší výhodou znalostní báze je to, že umožňuje řadě uživatelů přispět k výsledkům znalostní báze v živé dokumentaci a generovat dynamický a relevantní konverzace. Také, protože zahrnují příspěvky z oblasti vývoje, technické podpory a koncových uživatelů, lidé, kteří provádějí on-line výzkum, mohou zkoumat stejný problém z několika různých hledisek, což by je mohlo vést k řešení, které by samy o sobě nepovažovaly.
Nekonzistentní dokumenty
Různé styly psaní a úrovně znalostí přispívajících často vedou k nesouvislému, nestandardnímu dokumentu, který je jednou z největších nevýhod znalostní základny. Redundance se stává pravidlem spíše než výjimkou a stejné chyby lze přidávat do znalostní báze několikrát. Proto je zapotřebí vyhrazená údržba.
Také proto, že znalostní báze začíná jako prázdná databáze, není vhodné použít jako primární zdroj dokumentace žádný nový produkt nebo proces. Znalostní báze vyžaduje čas stavět jako scénáře a problémy jsou nalezeny, vyřešeny a zdokumentovány.
Prominance informací
Demokratická organická povaha znalostní báze znamená, že nejdůležitější informace se pravděpodobně stanou prominentními, zatímco méně důležité informace budou pohřbeny, přičemž základům znalostí bude přirozená třídící funkce. Pokud jsou odeslány špatně napsané nebo nesprávné informace, ostatní uživatelé ji mohou nahradit lepšími informacemi nebo ji mohou vymazat správce.
Archivovaná dokumentace
Staré články zanechané ve znalostní bázi poskytují automatický archiv dokumentace starších verzí produktu nebo procesu. Přirozeně se tvořící archiv je výhodou znalostních základen. Při vytváření nových verzí produktu nebo procesu lze znalostní databázi reorganizovat nebo restartovat tak, aby archivovala staré informace a současně udržovala nejnovější informace prominentně zobrazené.
Řešení
Je třeba vyčlenit vyčleněný personál, aby strávil několik hodin týdně prohledávání znalostní základny pro nadbytečné, zastaralé nebo nepřesné rozlišení a podle potřeby je odstraňoval. Měli by být vyškoleni v používání znalostní základny a vědět, jak je efektivně vyhledávat, aby mohli určit, zda článek již existuje, než přispějí duplikát.
