Administrátoři a sekretáři klubu mohou ukládat zápisy zasedání různými způsoby. Nejlepší je mít elektronickou i tištěnou podobu, aby mohla být druhá kopie ztracena nebo nechtěně zničena.
Uložení souboru elektronickou cestou
Uložte minuty zasedání v počítači na stejném místě, když má organizace schůzku. Dejte mu podobný název souboru pokaždé, takže je snadné najít přesný soubor, který potřebujete v budoucnu. Například byste mohli jmenovat neziskové schůzky zasedání rady "Board_Minutes_21 duben 2011", a pak příští měsíc uložit jako "Board_Minutes_20 květen 2011." Pokud máte různé druhy schůzek sledovat minuty na, uložit každý v jiné složce. Jeden může být označen jako "schůzky s představiteli" a další "pracovní setkání", které jsou uloženy ve složce "Schůzky" v počítači.
Online úložiště
Uložte si minuty pomocí online služby pro ukládání dokumentů. Tyto služby zpravidla účtují poplatek, avšak pokud počítač nebo server zmizí, můžete přistupovat k Internetu z jiného místa a načíst soubory.
Ceny
Společnosti online pro ukládání dat mohou nabízet bezplatné zkušební období pro vyzkoušení svého produktu. Služba LiveDrive nabízí například dvoutýdenní bezplatnou zkušební verzi a za měsíc za jeden počítač zálohuje 16,95 dolarů za měsíc až pro tři počítače, které mají zálohovat online, a to od dubna 2011. Oba plány mají neomezenou šířku pásma upload a stahování). Elephant Drive má 15denní bezplatnou zkušební verzi. Nabízí individuální plán s kapacitou až 100 GB pro 2 počítače za 9,95 dolarů za měsíc nebo 99,50 dolarů za rok. Rodina plánuje až pět přístrojů, až 500 GB úložného prostoru za 19,95 dolarů za měsíc nebo 199,50 dolarů za rok.
Pevná kopie
Vytiskněte kopii zápisu z jednání. Vložte děliče označené měsícem a rokem setkání v pojive. Vložte kopii minut do správného měsíčního a ročního oddílu. Když se vaše pojidla naplní, označíte páteř s rokem minut a spustíte nové pojivo. Zvažte uchování dvou kopií z vašich schůzek minuty uložených na dvou místech, pokud se něco stane s jedním z nich.
