Každý nákup, který společnost podniká, představuje buď náklad, nebo aktivum. Výdaje, jako jsou dodávky, nájemné a pomůcky, jsou rychle vyčerpány. Aktiva přinášejí hodnotu podniku a mají ekonomickou životnost nejméně za rok. Kapitálové výdaje jsou aktiva, která musí společnost po dobu ekonomické životnosti aktiv znehodnotit.
Kapitálové výdaje
Kapitálové výdaje jsou nákupy uskutečněné za účelem získání nebo zlepšení dlouhodobého majetku. Podle obecně uznávaných účetních zásad je dlouhodobý majetek fyzickým majetkem, který společnost očekává po dobu delší než jeden rok, jako jsou budovy, vybavení, software nebo strojní zařízení. Nákup představuje kapitálové výdaje, zda společnost koupí danou položku od někoho jiného, nebo že sám vytvoří daný majetek. Jakékoli peníze vynaložené na budoucí aktivum představují kapitálové výdaje, pokud prodlouží ekonomickou životnost aktiva nebo zvýší hodnotu aktiva. Například přidání solárních panelů do budovy je investiční výdaj, ale nahrazení rozbitých oken s okny stejné kvality není.
Zúčtování nákladů
Namísto okamžitého vyúčtování jsou kapitálové výdaje aktivovány a odepisovány. Řekněme například, že společnost vynaloží 50 000 dolarů na nákup budovy. Účetní by debetoval účet stavebních aktiv za 50 000 dolarů a hotovostní hotovost za 50 000 dolarů. Když společnost sestaví účetní závěrku, v rozvaze se zobrazí fixní aktivum ve výši 50 000 USD. Vzhledem k tomu, že transakce byla klasifikována jako nákup aktiva spíše než náklad, nákup se nezobrazí na nákladové části výkazu zisku a ztráty.
Výpočet odpisů
Společnost zaznamenává výdaje na kapitálové výdaje identifikací životnosti aktiva a hodnoty záchrany aktiv a každoročně přiděluje odpisy. Jedna z nejběžnějších metod odpisování používaných ve všeobecně uznávaných účetních zásadách je metoda přímých vztahů. Podle této metody společnost každoročně účtuje stejnou částku odpisových nákladů. Například pokud budova 50 000 dolarů má ekonomickou životnost 10 let a odhadovanou hodnotu záchrany, společnost by každoročně zaznamenala 5 000 dolarů odpisových nákladů.
Zaznamenávání nákladů na odpisy a úpravy hodnoty majetku
Společnost účtuje o odpisu kapitálových výdajů odečtením odpisových nákladů a připsáním kumulovaných odpisů. Kumulované odpisy snižují hodnotu kapitálových výdajů v rozvaze. Například pokud bylo aktivum zakoupeno na 50 000 USD a akumulační odpis je v současné době 5 000 USD, hodnota v rozvaze bude 45 000 USD. Pokud společnost provede zdokonalení budovy o hodnotě 6 000 dolarů, čistá hodnota by činila 51 000 dolarů (původní cena 50 000 dolarů a zlepšení ve výši 6 000 dolarů, snížená o akumulační odpisy ve výši 5 000 dolarů).
