Každá společnost, bez ohledu na odvětví, má administrativní povinnosti, které je třeba řešit, aby mohla společnost fungovat efektivně. Tyto povinnosti často vykonává sekretářka, recepční, administrativní asistent, výkonný asistent nebo vedoucí kanceláře. V menších společnostech, kde takové role nemusí existovat, musí zaměstnanci spolupracovat, aby zajistili dokončení administrativních povinností.
Ukládání informací
Důležitým podáním důležitých dokumentů na vhodných místech je administrativní povinnost, která zahrnuje umístění složek do skříňových souborů nebo dokumentů v online programech pro správu dokumentů. Přesné archivační systémy zajišťují zaměstnancům přístup k finančním záznamům, klientským záznamům a výzkumu.
Hledání informací
Vyšetřování informací pro klienty, manažery a spolupracovníky, a to buď online, v kancelářských archivních systémech nebo v knihách, je základní administrativní povinností, která pomáhá podnikům získat informace potřebné pro zahájení a dokončení projektů. Tyto informace jsou často sestavovány, shrnuty, distribuovány potřebným osobám a prezentovány ve zprávě nebo tabulce.
Odpověď na telefony
Ať už vlastníte reklamní agenturu nebo prádelnu, zákazníci budou volat s otázkami ohledně produktů a služeb, pracovní doby, žádosti o informace nebo otázky ohledně cen. Odpovědět na tyto výzvy a uspokojovat potřeby zákazníků je administrativní povinností, která může ovlivnit úspěch nebo selhání společnosti. Neúčinná komunikace s potenciálními zákazníky může zanechat špatný dojem organizace. Je důležité, aby osoba vykonávající tuto administrativní funkci byla osobná, zdvořilá a znalá o společnosti.
Pozdravující návštěvníci
Když návštěvník vstoupí do kanceláře, obvykle je u recepce nebo sekretářka sedět u dveří a říká "ahoj", přivítá návštěvníka na pracovišti, pomáhá s otázkami a nasměruje ho k příslušné osobě, kanceláři nebo divizi. Ať už je to osoba, která doručuje zásilku nebo odběratel přichází na plánovanou schůzku, návštěva návštěvníků je nezbytnou administrativní povinností.
Nákup zařízení a zásob
Uchovávání zásoboven a skříní zásobovaných papírem, kotcemi a jinými kancelářskými potřebami je administrativní povinností. Úkoly přiřazené k těmto pozicím zahrnují přijímání příkazů od ostatních zaměstnanců, sledování objednávek, disperze položek při příjezdu a vyřizování faktur, obvykle ve spojení s finančním týmem.
Vytvořte a spravujte písemné komunikace
Kromě vytváření e-mailů a obchodních dopisů při vytváření sestav, tabulek a databází, administrativní povinnosti zahrnují také vytvoření a správu distribuce těchto písemných komunikací. Nezáleží na tom, zda jsou tato komunikace pro spolupracovníky nebo klienty, úkoly jsou dokončeny pomocí programů pro zpracování textu a tabulek, které vytvářejí profesionální a stručné dokumenty.
Příprava setkání
Vytvoření konferenčních místností a zasedacích místností, zajištění stravování, objednávání a nastavení audiovizuálních zařízení a přípravu agend spadají do kategorie administrativních povinností. Tyto klíčové povinnosti jsou nezbytné, když se společnosti konají konference nebo jednání klientů v kanceláři nebo mimo kancelář.
