Každý zaměstnavatel má morální a zákonnou povinnost chránit firmu a její zaměstnance jak od nezákonného pochybení, tak z činností, které vytvářejí nepřátelské pracovní prostředí. Provádění vyšetřování kdykoli obdržíte stížnost nebo mít důvod se domnívat, že zaměstnanec se účastní nesprávného chování, je zásadní pro plnění těchto povinností. Pokud nemáte platné důvody k tomu, že tak neučiníte, informovat zúčastněné strany, že bude probíhat šetření, je prvním společným krokem.
Interní formát memo
Ačkoli můžete dopis dopracovat pomocí formátu poznámky nebo obchodního dopisu, poznámka je běžnější pro interní komunikaci. Kromě toho může název nebo předmět typický v poznámce zvýšit účinnost tohoto formátu. Vedle řádku názvu obsahuje také poznámku datum, jméno každého příjemce a název a název odesílatele. Vlevo zarovnejte a odstavte každý odstavec v těle poznámky a použijte dvojité místo mezi odstavci. Zahrnout zvláštní poznámky k označení poznámky jako důvěrné a uvést, zda poznámka obsahuje jakoukoli přílohu nebo přílohy.
Obviněný zaměstnanec
Oznámení obviněného písemně před zahájením šetření. Vyšetřovací dopis by měl vysvětlit obvinění co nejpodrobněji, včetně jmen, dat a okolností. Popište vyšetřovací proces, určit zákonná práva obviněného a informujte obviněného, že bude mít příležitost říct jeho straně příběhu jak písemně, tak během osobního pohovoru. Řekněte osobě, zda se jedná o "běžné podnikání" nebo zda jeho úloha nebo pracovní úkoly vyžadují úpravu až do ukončení šetření.
Čeká na oznámení o vyšetřování
Zahrňte do počátečního oznámení pracovníka bezprostředního dohledu a vedoucího oddělení. Dopis by měl vysvětlit povahu a rozsah probíhajícího šetření. Navíc by měl v dopise uvést kroky, které je třeba provést před zahájením šetření, jako je účetnictví a ochrana obchodních aktiv a majetku nebo změna povinností zaměstnance. A konečně, v dopise by mělo být uvedeno, zda se na vyšetřování podílejí dohlížející a manažeři, a pokud ano, určit specifické role a odpovědnosti.
Vyšetřovací rozhovory
Dopisy by měly být také k dispozici všem, které hodláte pohovořit, jak probíhá vyšetřování. Nicméně na rozdíl od nevyřízeného oznámení o šetření, které může zahrnovat více než jednoho příjemce, oznámení o rozhovorech by mělo obsahovat jediného příjemce v adresním řádku bez ohledu na to, kolik dopisů pošlete. Dopis by neměl poskytovat žádné konkrétní podrobnosti, nýbrž prostě konstatovat, že zaměstnanec může být pohovořen v rámci probíhajícího vyšetřování, poskytnout jméno osoby, která bude provádět pohovor a stanovit očekávání plné spolupráce. Navíc by měl dopis uvádět, že poznámka je důvěrná a není vhodná pro interní kancelářskou diskuzi.
