Systémy a postupy jsou nezbytné pro úspěšné fungování podniku. Podle Michaela Gerbera, obchodního konzultanta a autora nejprodávanějšího obchodního průvodce "E-Myth", podniky řízené systémy šetří čas, způsobují méně stresu a vydělávají více peněz než podniky řízené slovem a pokyny majitele. Vytvoření kancelářských procedur je cvičení v logice a organizaci, které se nejlépe provádí v postupném pořadí.
Definujte rozsah postupu, přesně to, co má být dosaženo. Být přiměřeně podrobný, ale ne náhlý. Například potřebujete postup pro zpracování příchozí pošty, který se liší od postupu pro zpracování odchozí pošty. Pro nevyžádanou poštu, účty, časopisy a osobní poštu nepotřebujete jiný postup. Tyto podkategorie mohou být začleněny do stejné obecné položky.
Definujte, kdo je zodpovědný za to, že se ujistěte, že je postup proveden, včetně termínů nebo časových linek spojených s procesem. Odpovědná osoba to nemusí dělat osobně, ale musí se obrátit na pověřeného delegáta, aby zajistil dokončení a kontrolu kvality. Tato definice je nejlépe přiřazena k titulu spíše než k osobě, i když víte, kdo bude dělat právě tuto práci.
Seznamte se s jednotlivými úlohami, které jsou součástí tohoto procesu. Dejte je v chronologickém pořadí.
Napište popis každého úkolu, včetně přiměřených časových limitů, potřebných nástrojů a potřebných základních činností. Zahrnout stav dokončení - jaký úkol vypadá, když je dokončen. Dokončení je životně důležité pro kontrolu práce a hodnocení výkonu zaměstnanců.
Zaznamenejte důsledky nedokončení úkolu v daném časovém rámci. To zahrnuje disciplinární opatření pro zaměstnance a pohotovostní plán pro problémy, které vznikají v důsledku selhání.
