Aby se ujistili, že dodržují předpisy o interní daňové službě (IRS) a zákony o státní a místní správě, společnosti musí do svých mzdových systémů zahrnout klíčové informace o zaměstnancích a společnostech. Nastavení a provozování různých součástí, které zahrnují mzdový systém, vyžaduje náležitou péči a přiměřenou znalost daňové legislativy. V důsledku toho je běžné, že společnosti najali externího konzultanta, účetní nebo mzdovou službu k uložení daňových plateb, zpracování W-2, řízení penzijních a pojistných plánů a plnění dalších povinností týkajících se mzdy.
Informace o zaměstnancích
Během nového procesu pronájmu musí společnosti shromažďovat informace, jako jsou zdravotní pojištění a formuláře W-4, aby zjistily, co by mělo být odečteno od výplaty zaměstnance. Tyto formuláře také poskytují zaměstnavatelům zásadní informace, jako je číslo sociálního zabezpečení zaměstnance a jejich srážková částka pro federální a státní daňové účely. Systém musí rovněž sledovat a zpracovávat změny ve stavu osvobození od daně, důchody, pojištění nebo penzijních fondů zaměstnance.
Informace o platu
V rámci nového procesu pronájmu mzdové systémy zahrnují součást, která určuje, kteří zaměstnanci jsou na plný úvazek, na částečný úvazek a dodavatelé. Klasifikace zaměstnanců v mzdovém systému je důležitá, neboť vláda uplatňuje vysoké sankce na společnosti, které nesprávně kategorizují zaměstnance.
Časové listy
Bez znalosti počtu hodin zaměstnance pracoval, zaměstnavatelé nemohou určit, co má platit zaměstnanci. Zatímco někteří pracovníci dostávají plat, jiní jsou odměňováni hodinově nebo určeni jako zaměstnanci bez zaměstnání. Mzdové systémy zahrnují informace o časových rozvrzích nebo oblasti, kde jsou zaznamenány hodinové a neohlášené hodiny zaměstnanců a jejich přesnost byla přezkoumána. Informace lze shromažďovat prostřednictvím počítačového času, časového razítka nebo papírového časového rozvrhu.
Platné daně a odpočty
I když společnost IRS poskytuje společnostem daňové tabulky k výpočtu srážky daně z příjmů zaměstnanců, dodavatelé a mzdové počítačové systémy mohou také tyto informace poskytnout. Zaměstnavatelé musí při shrnutí platných daní zvážit meziroční výdělky, mzdové úrovně a daňové přiznání. Kromě toho mzdové systémy musí vypočítat odpočty provedené prostřednictvím penzijních plánů, 401 (k) s, pojistné plány, odvodové poplatky a odškodnění. Mzdové oddělení také sleduje úvěry a jiné srážky, které mají výše částek a přestane platit odpočty, když celková částka byla splacena.
Mzdový rejstřík
Mzdový rejstřík shrnuje výdělky zaměstnanců a informace o odpočtech v zápisu do deníku, který je vložen do hlavní knihy pro účely účetnictví a obecného výzkumu. Mzdové rejstříky se používají také k vytváření daňových zpráv. Tyto dokumenty jsou zpracovávány mzdovým personálem nebo vytvářeny pomocí počítačových systémů mzdových prostředků.
Ruční platby
Firmy někdy vydávají manuální odměny zaměstnancům mezi výplatními obdobími kvůli ukončení nebo mzdové chybě. Mzdové systémy musí zaúčtovat částku šeku v mzdovém registru pro účely daní a výkaznictví. Tím je zajištěno, že srážková daň zaměstnavatele je v souladu s odpočtem zaměstnance.
