Hlavní účetní kniha je soubor nebo kniha, ve které podnik zaznamenává všechny své finanční transakce. Na začátku každého fiskálního roku se začíná nová hlavní kniha s počátečním zůstatkem. Během tohoto roku účetní nebo účetní zadá každou transakci, která je rozdělena na přiřazené účty. To se obvykle provádí pomocí kódů účtů přidělených firmou. Nejen, že hlavní kniha pomáhá obchodní cestě, kde peníze šly, ale také pomáhá předpovídat, co bude zapotřebí v příštím fiskálním roce.
V první buňce tabulky nebo v levém horním rohu v přehledu vložte "Kód G / L". Zde se zadávají kódy účtů hlavní knihy. Každý kód účtu je přiřazen určitému oddělení nebo kategorii, například kancelářským potřebám, poštovním nebo právním službám.
Ve druhé buňce tabulky nebo v druhém řádku v prvním řádku knihy zadejte "Datum faktury". V tomto sloupci zadá odpovědná osoba datum, k němuž došlo k zápočtu nebo debetu. Zadejte "Číslo faktury" do následující buňky.
V následujících třech polích nebo buňkách zadejte "Požadováno", "Částka kontroly" a "Placené na." Osoba odpovědná za vedení hlavní knihy vstoupí, kdo požádá o šek, kolik a pro koho byla vystavena. V následující buňce nebo prostoru zadejte "Účel", který umožňuje podrobný popis výdajů.
V konečném řádku buňky nebo knihy v prvním řádku zadejte "Balance". Zadejte počáteční zůstatek za fiskální rok do první buňky tohoto sloupce pod nadpisem.
Zadejte vzorec pro automatické vložení zbývajícího zůstatku do sloupce Balance, pokud používáte tabulkový procesor, jako je například Microsoft Excel. Syntaxe pro tento vzorec by byla "= Poslední zůstatek - Část kontroly." Pokud používáte hardwarovou knihu, váha bude muset být manuálně vypočtena.
Tipy
-
Pokud podnik používá více podúčtů pod jedním kódem G / L, jako jsou například kódy kancelářských potřeb účtovaných konkrétním oddělením, použijte pro každé oddělení různé tabulky pracovních listů nebo stránky knih, které používají zůstatek rozpočtu každého oddělení.
