Obecná kniha je místem, kde se shromažďují všechny informace a záznamy o účetním systému společnosti a kde jsou vysílány všechny transakce. Také se vychází z informací o finančním výkazu (rozvaze, výkazu zisku a ztráty a výkazu peněžních toků). Hlavní účetní kniha musí být v rovnováze a aktuální, aby účetní záznamy byly úplné a přesné.
Zjistěte, zda je hlavní kniha v rovnováze. Pravidelně, obvykle měsíčně, budou knihy společnosti vyrovnány a uzavřeny. To znamená, že jsou provedeny veškeré potřebné úpravy, aby se vyrovnala hlavní kniha. Účetní závěrka vychází z hlavní knihy. Závěrečné položky se provádějí pro stanovení počátečních zůstatků pro další období - to znamená aktualizace hlavní knihy. Závěrečné položky by neměly být provedeny, dokud nebude hlavní účetní kniha v aktuálním období v rovnováze. Pokud jsou počáteční zůstatky pro následující období nesprávné, budou i nadále pro všechna následující období, dokud nebudou provedena správná nastavení.
Proveďte přehled zkušební bilance s počátečními zůstatky a koncovými zůstatky. Pokud součet počátečních zůstatků není nulový, spusťte znovu zprávu o stavu bilance.Období, kdy počáteční zůstatky jsou nulové, je místo, kde nejprve vznikne problém s nevyrovnanou rovnováhou.
Pomocí daného časového období vytiskněte zprávu o zdroji detailů hlavní knihy pro všechny časopisy a šarže.
Přečtěte si zprávu o zdroji detailů hlavní knihy a označte položky, které nejsou oboustranné. Pokud zjistíte, že položka není oboustranná, budete muset zjistit, která část záznamu chybí.
Pro zadání chybějící části záznamu bude zapotřebí jednostranné zadání. Chcete-li provést jednostranný zápis, budete pravděpodobně potřebovat práva na dohled nad systémem.
Chcete-li nastavit položku v obecném časopise, zadejte registr původního časopisu, číslo šarže a datum odevzdání. V polích pro zadávání dat zadejte pouze chybějící účty a údaje. Po dokončení těchto zápisů vytiskněte obecný deník a aktualizujte.
Ujistěte se, že už nejste v rovnováze. Porovnejte koncové váhy pro zkušební sestavu za toto období.
Opakujte celý proces pro každé následující období, dokud nedosáhnete aktuálního období a nebudou již vyvážené. V budoucnu byste měli pracovat pouze se současným obdobím, protože jste korigovali všechna předchozí období a nebudete knihy uzavírat, aniž byste nejprve vyvažovali hlavní knihu.
Je třeba poznamenat, že hlavní kniha může vyvážit a přesto být nesprávná, k tomu dochází při debetování s rovnými kredity, ale účtování bylo provedeno na nesprávných účtech.
