Vysílací dopisy, také nazývané průvodní dopisy, doprovázejí faxy a e-maily, které popisují obsah faxovaných dokumentů nebo souborů připojených k e-mailu. Vysílací dopisy také zajišťují, že dokumenty jsou dány správné osobě, pokud jsou odeslány na sdílenou faxovou nebo e-mailovou adresu. Tyto dopisy jsou obvykle krátké a poskytují pouze potřebné informace. Vzhledem k tomu, že vysílací dopisy jsou formou obchodní korespondence, musíte dodržovat určité standardy, abyste mohli správně napsat.
Do horní části dokumentu zadejte své jméno nebo název společnosti, adresu, telefonní číslo a další kontaktní informace a vyhledejte ji na pravé straně stránky. Případně můžete napsat dopis na hlavičkový papír společnosti.
Přeskočte řádek a zadejte datum pod informacemi na pravé straně stránky.
Zadejte jméno příjemce, adresu a případně číslo účtu nebo jiné identifikační údaje na levé straně stránky, dva řádky dolů od data.
Adresujte dopis konkrétně osobě, která ji obdrží. Pokud neznáte jméno osoby, stačí napsat "Vážený pane nebo paní".
Uveďte důvod, proč píšete písmeno v první větě. Pokud odesíláte životopis, obchodní návrh, zprávu nebo informace o produktu nebo službě, zadejte.
Uveďte informace o odeslaném dokumentu v druhém odstavci. Může se jednat o termíny, kdy čtenář musí jednat podle informací obsažených v dokumentu, nebo pokud má dokument více stránek, stručné vysvětlení zahrnutých stránek. Můžete také připomenout čtenáři jakékoliv konverzace nebo korespondenci, kterou jste měli s ním ohledně dokumentu.
Děkujeme čtenáři za její čas v posledním odstavci a požádejte ji, aby vás kontaktovala, pokud má nějaké dotazy.
Do dolní části stránky zadejte své jméno, titul a kontaktní informace, například e-mailovou adresu nebo telefonní číslo. Ručně zapište svůj podpis nad vaše jméno.
