Vytvoření příručky o zásadách a procedurách pomáhá poskytovat jasné protokoly o důslednosti v organizaci. Zaměstnavatelé stanovují, co je přijatelné chování v oblastech, které se pohybují od kódu oblečení až po vztahy se zákazníky. Zaměstnanci si je přečetli a podepsali potvrzovací dopis, přičemž akceptují jakékoli důsledky pro porušení zásad stanovených v této příručce. Zaměřte se na klíčové oblasti při psaní příručky zásad a postupů pro neziskové organizace.
Klíčové oblasti zaměření
Organizace a řízení: V této části uveďte prohlášení o mise a vize organizace. Upřesněte stav neziskového hospodaření tím, že obsahuje statuty a stanovy registrované u ministra zahraničních věcí. Po definování organizace je třeba uvést podrobnosti o rolích a povinnostech správy klíčů. Organizační schéma pomáhá všem zaměstnancům pochopit, kdo je odpovědný za to, co a velení.
Lidské zdroje: V sekci lidských zdrojů definujte odpovědnost představenstva, jak se kultivují a rozvíjejí dobrovolníci a jak jsou pracovníci vyškoleni. Zahrnout personální politiku včetně chování, výkonnostní rubriky, výhody a pravidla týkající se odškodnění.
Získávání finančních prostředků: Neziskové organizace mají status osvobození od daně prostřednictvím interní daňové služby. Tento stav je zrušitelný, pokud se nezisková činnost neřídí vhodným způsobem. Tato část vysvětluje prostředky neziskového využití pro fundraising včetně grantů, dary, firemních sponzorů nebo událostí. Finanční řízení musí být také vysvětleno, načrtnutím toho, jak rozpočty určují, co jde k neziskovým programům a co jde do operací.
Zákony a předpisy: Představte si zákony, daně a předpisy, které ovlivňují neziskové operace. Patří mezi ně mimo jiné činnosti zaměřené na obhajobu a lobování prováděné organizací.
Vypracování zásad a postupů
Vzhledem k tomu, že příručka o zásadách a postupech se stává cestou k tomu, aby lidé byli zodpovědní, je důležité, aby byly politiky důsledně zpracovány ve formátu a tónu.
Politiky: Chcete-li zachovat jednotnost s zásadami, použijte šablonu. Každá zásada by měla obsahovat název politiky obsahující obsah. Definujte účel této zásady. Příkladem účelu politiky může být "Zajištění fiskální odpovědnosti za příjmy z získávání finančních prostředků". Pokud existuje zákon nebo zákon, který se týká politiky, uveďte to tak, abyste poskytli další ověření potřebám.
Definujte rozsah zásad. To by mohlo zahrnovat, zda se politika týká každého, členů správní rady nebo pouze určité skupiny zaměstnanců, jako je například fundraisingový tým. U velkých organizací uveďte jméno a kontaktní číslo odpovědné osoby příslušné pro konkrétní pravidla. Například seznam kontaktních informací právního poradce s informacemi o pravidlech lobování a předpisů.
Postupy: Vysvětlete, jak se věci dělají v jednoduchých krocích. Zatímco politiky a postupy lze kombinovat v některých scénářích, postupy jsou obvykle oddělený oddíl pro klíčové procesy. Určete klíčové postupy a oblasti odstraňování problémů. To zahrnuje postupy pro zahájení a uzavírání. Vypracujte postupy pro odstraňování problémů s počítačem, heslem nebo jinými technickými problémy. Vytvořte procesy pro eskalaci zákaznické záležitosti. Jakákoli vykonaná povinnost, která vyžaduje konzistenci nebo může mít zaměstnanci, kteří ji zpochybňují, se stává postupem popsaným v příručce.
Konzistentní postupy šetří pracovní dobu, protože zaměstnanci mají prostředky k tomu, aby mohli dělat věci bez vedení nebo podporovat pomoc nebo zásah.
