Manuál zásad a postupů je písemný dokument, který podrobně popisuje pravidla organizace a konkrétní způsoby jejího provádění. To zahrnuje vše od celkového výhledu organizace až po podrobnosti zpracování příchozí pošty. Několik základních nápadů pro příručku o zásadách a postupech zvýší užitečnost příručky pro zaměstnance.
Získejte zpětnou vazbu od oddělení
Než začnete psát formální příručku pro organizaci, obdržíte od různých oddělení zpětnou vazbu ohledně jejich zásad a postupů. Dokonce ani tehdy, pokud neexistuje oficiální příručka pro postupy a postupy, mají oddělení pravděpodobně vlastní neformální politiku, poznámky a rozptýlené příručky. Příručka zásad a postupů, pokud není napsána pro novou firmu nebo organizaci, by měla vzít v úvahu, jak je oddělení již provozováno. Zavedení zcela nových politik a postupů by mohlo způsobit zpomalení výroby kvůli křivce učení. Namísto toho zvažte politiku a procedurální manuál jako místo ke konsolidaci všech neformálních politik a postupů na jedno místo, aby nedošlo ke zmatku.
To však není absolutní pravidlo. Jednou z výhod psaní příručky o zásadách a procedurách je to, že vám dává možnost přezkoumat efektivitu práce organizace. Při psaní příručky mluvte s manažeři a zaměstnanci v různých odděleních, abyste zjistili, zda některá z pravidel a postupů, s nimiž v současné době pracují, jsou těžkopádná, obtížná nebo nekonzistentní. Pokud ano, možná budete chtít uspořádat schůzku, abyste diskutovali o účinnějších způsobech práce před dokončením manuálu.
Rozlišujte zásady a postupy
Politiky zahrnují obecná pravidla, která popisují, co lze nebo nelze provést, a to od filozofického po konkrétní. Politika může být například "my jsme šetrný k životnímu prostředí" nebo "odevzdáme všechny žádosti o přijetí na oddělení přijímání." Postupy popisují postupné postupy pro provádění zásad. Při vytváření příručky o zásadách a procedurách rozlišujte mezi těmito dvěma položkami, které se týkají okruhů politik a postupů jednotlivých podpoložek nebo seznamů zásad. To umožní, aby příručku rychle procházely zaměstnanci, kteří chtějí najít konkrétní informace o tom, jak by měla být politika prováděna.
Být jasný a specifický
Při psaní příručky o zásadách a procedurách budete možná muset často přezkoumávat svou práci, abyste odstranili jakýkoli žargon, složité věty a nejasné pokyny. Pokuste se udržet věty na 15 slov nebo méně. Vyhněte se běhům nebo větám, které by mohly být interpretovány více než jedním způsobem. Namísto pokynů, jako je například "zpracovat všechny faktury a odeslat formulář manažerovi", popište postupy zpracování faktur a uveďte jméno konkrétního formuláře, který chcete odeslat správci.
Možná budete chtít, aby jeden nebo více zaměstnanců přečetli příručku o zásadách a postupech a zkontrolovali, zda nedošlo k porozumění dílům, které mají potíže s porozuměním.
Pravidelně kontrolujte a aktualizujte
Manuál o zásadách a postupech je živým dokumentem. Aby to bylo užitečné, v případě potřeby jej pravidelně kontrolujte a aktualizujte. Uspořádejte schůzku jednou ročně, abyste zjistili, zda je třeba provést změny v příručce o zásadách a postupech. To zahrnuje nové způsoby práce, přeformulování obtížných nebo matných odstavců a brainstorming způsobů, jak zvýšit užitečnost příručky, například přidáním dalších informací nebo barevným kódováním různých kapitol.
Vyhněte se vložení časově citlivých informací, jako jsou jména kontaktů, telefonní čísla jednotlivců a adresy URL webových stránek do zásad. Namísto odkazu na konkrétní osoby nebo názvy v příručce se podívejte na názvy oddělení. To pomůže zajistit, že příručka o zásadách a procedurách zůstane déle relevantní.
