Zápisy z jednání jsou základními právními dokumenty pro neziskové organizace, vládní agentury, společnosti a korporace. Poskytují záznam o rozhodovacím procesu. Minuty se liší od diktátů. Nejsou to přepis slova o tom, co se stalo na schůzi; místo toho jsou záznamy o tom, kdo se zúčastnil, co bylo projednáno, jakýchkoli hlasů, které byly obsazeny a co bylo rozhodnuto. Minuty se uchovávají několik let.
Připravte se na záznam přesných minut
Zkontrolujte agendu jednání. To vám umožní naplánovat významné body agendy, o kterých budete muset dělat poznámky. Získáte také pocit, kolik účastníků očekáváte.
Navrhněte list účastníka. To může být stejně jednoduché jako kus papíru s názvem schůzky a datum na vrcholu s několika očíslovanými čarami. Distribuujete to na začátku schůzky, aby se účastníci podepsali.
Ujistěte se, že záznamové zařízení funguje správně. Můžete se rozhodnout vzít si poznámky o schůzce na přenosném počítači nebo s perem a papírem nebo zaznamenat schůzku. Pokud se schůzka bude týkat citlivých informací, diskutujte s předsedou o nahrávání a vysvětlete svůj záměr použít záznam pouze pro zajištění přesnosti minut.
Vytvoření záznamu zápisu pro záznam
Vezměte si poznámky během schůzky. Zaměřte se na předmět každé diskuse a nechte komentář. Uvědomte si například, že bylo projednáno přidělování finančních prostředků na novou budovu, ale nevšimnete si, že "diskuse byla emocionální a vyhřívaná". Všimněte si, kdo navrhoval každý návrh a co bylo vyřešeno.
Vytvořte dokument, který bude oficiálním setkáním. Mělo by mít stejný formát jako předchozí minuty. Zvažte použití šesti sekcí: Volání na objednávku, volání, schvalování posledních minut schůzky, otevření otázek, nové obchody a odložení. Pod každým poskytněte stručný a neutrální souhrn diskuse nebo aktivity. Pokud byl počet hlasů, zadejte shody. Pokud se nepočítají hlasy, uveďte pouze, že návrh byl "přenesen" nebo "neúspěšný". Vytvořte si prostor pro zápis podpisů sami sebe jako pro příjemce a předseda, který schválí zápisy.
Objednávejte minutky na členy do jednoho týdne od schůzky a - pokud je schůzka veřejná - zašlete je jako veřejný záznam. Proveďte změny a opravy podle potřeby. Pokud potřebujete objasnění, podívejte se na vlastní poznámky nebo na záznam z jednání.
Ukládat zápisy z setkání v firemních souborech
Proveďte zápisy z jednání s předchozími zasedáními. Minuty můžete uchovat v pojivech, které organizuje výbor nebo rada a v chronologickém pořadí. Protože zápisy z jednání jsou zákonné záznamy, uchovejte je v sídle společnosti.
Smazat záznam, který jste provedli ze schůzky, pokud to není politika vaší organizace, aby tento záznam uchovala. Jakmile jsou vaše zápisy v konečném znění, není obvykle nutné tuto zálohu udržovat a obsah může být citlivý nebo důvěrný.
Kopírujte a rozdělte minuty zasedání na začátku příští schůzky. Ty budou schváleny jako první bod podnikání.
Tipy
-
V případě potřeby si přečtěte šablony schůzek. Zjistěte, jak byly zachovány starší zápisy, nebo vyhledejte online "Šablony schůzek".
