SOP, formálně známé jako standardní provozní postupy, jsou zdokumentované postupy, které mají zajistit konzistenci obchodních postupů a operací. Mnoho lidí si myslí, že SOPs jsou použitelné pouze v praktických laboratorních a výrobních kontextech. Podle Agentury pro ochranu životního prostředí je jedním z hlavních cílů SOPs, které stanovují, jak je zařízení udržováno, upraveno a používáno. SOPy však mohou pokrývat i více analytických procesů, což znamená, že mohou být použity v různých obchodních kontextech.
Zdraví a bezpečnost
Standardní pracovní postupy udržují zdraví a bezpečnost všech pracovníků. Zvláště ve výrobních zařízeních, kde se zabývají těžká zařízení, mohou SOP pomáhat zajistit, aby zaměstnanci obsluhovali zařízení k prevenci zranění. SOP mohou zadat pravidelné plány čištění a údržby. Tyto činnosti jsou důležité pro bezpečný provoz strojního zařízení, ale jsou snadno zapomenuty, když zaměstnanci přepínají směny a neexistují žádné písemné záznamy. SOP také ukazují, jak bezpečně provozovat zařízení během běžného používání. Dokument z Iowské státní univerzity navrhuje použití diagramů spolu se slovy, aby pokyny byly jasné.
Konzistence výsledků
V laboratořích Agentura pro ochranu životního prostředí navrhuje, aby pravidla stanovená regulačními orgány nebyla vždy dostatečná. Pracovníci někdy provádějí nepatrné změny standardního postupu založené na konkrétnějších požadavcích konkrétního experimentu. Pokud tyto změny nejsou zdokumentovány, experimentální výsledky se mohou lišit mezi týmy techniků používajícími mírně odlišné metody. Psaní standardních provozních postupů, které jsou specifické pro podnikovou sféru vaší společnosti, zajišťuje, že všichni pracují stejným způsobem, což omezuje náklady na další testy, aby vysvětlily nekonzistentní výsledky.
Soulad s předpisy a zákonem
Psaní standardního provozního postupu s ohledem na požadavky regulatorního subjektu zajišťuje, že postupy ve vaší organizaci se vyrovnají s očekáváními průmyslu. Dokumentované postupy pomáhají zefektivnit interní i externí audity. Pokud například vaše společnost udržuje certifikaci ISO, můžete pomoci externím auditorům poskytnutím písemných kopií vašich postupů v souladu s ISO. Poté vám mohou poradit, kde přesně pracují pracovníci. SOPs vás také chrání před soudními spory - například v případě, že je zaměstnanec zraněn v práci poté, co nedodržel zdokumentované osvědčené postupy. SOP v kancelářských nastaveních mohou také zajistit soulad s právními předpisy. Například SOP pro vyjednávání obchodních transakcí v zámoří může zastavit vedoucí pracovníky, aby vstoupili na nelegální území úplatkářství.
Zvýšená efektivita a produktivita
Lidé potřebují, aby jejich konzistence byla nejproduktivnější. Pokud neexistují pochybnosti o tom, jaký formát by měl mít dokument, zda by zařízení mělo být čištěno a kde by měly být uloženy zásoby, lidé mohou jednoduše vykonávat svou práci bez toho, aby se přestali klást otázky. Standardizace všeho je nemožné a kontraproduktivní, protože zaměstnanci potřebují určitou flexibilitu při řešení problémů. Napsání SOP pro pravidelné postupy může zvýšit efektivitu práce. Například SOP pro pojmenování souborů může zkrátit dobu potřebnou k nalezení dokumentů a podpořit týmovou práci napříč odděleními.
