Memo - zkratka pro memorandum - je písemná komunikace, která zaznamenává informace, které mají být sdíleny se skupinou lidí v profesionálním prostředí. Přestože jsou poznámky formátovány v různých šablonách, je důležité zahrnout významné části poznámky tak, aby vaše poznámky sloužily jako efektivní komunikační nástroj.
Nadpis
Zpráva musí obsahovat nadpis, který určuje odesílatele, adresáta, datum a předmět. Když do poznámky uvedete jméno osoby, napište jeho pracovní pozici po něm. Zahrnout vlastní název pracovního místa za vaše jméno do pole "Od". Nadpis se nachází v horní části poznámky před textem. Pokud je tato poznámka naléhavá, může být ve vaší kanceláři obvyklá praxe zapsat slovo "Urgentní" v horní části nadpisu.
Přehled, který přichází po záhlaví, stručně vysvětluje obsah memo. V přehledu uveďte účel této poznámky tak, abyste představili nápad nebo odpověděli na úkol, který jste dostali. Přehled poskytuje čtenáři základní představu o tom, co je v poznámce, aby se mohla rozhodnout, zda si přečetl poznámku okamžitě nebo později.
Kontext
Kontextová část poznámky podává informace, které jsou prezentovány. To pomáhá čtenáři porozumět připomínkovému spojení s obchodními jednáními. Můžete například napsat: "Kvůli pokročilým technologickým protokolům …" Tato fráze a další se jí líbí, pomáhají čtenáři dát poznámku do kontextu s tím, co se děje v podnikání.
Úkoly a usnesení
Pokud je účelem vaší poznámky vysvětlit úkoly, které budete provádět v kontextu kontextu, můžete to říci v další části poznámky. Můžete například říci: "Budu se zabývat výzkumem trhu pro technologii …" To dává čtenáři představu o dalších krocích, které podnikáte. Pokud má vaše poznámka předložit usnesení, můžete napsat: "Mé závěry dospějí k závěru, že nová technologie by neměla prospěch naší společnosti, protože …"
Podrobnosti
Některé poznámky vyžadují zahrnutí podrobností. Pokud potřebujete zahrnout statistiky, údaje nebo informace o průzkumu trhu, uveďte tyto podrobnosti do nového odstavce. Tyto podpůrné myšlenky jsou známé jako diskusní část memoranda.
Závěr
Zabalte si svou poznámku krátkým závěrem, který řekne čtenáři, co doufáte, že získal z čtení. Závěrečný segment by měl také dát vědět čtenáři, že vítáte otázky nebo připomínky k diskusi.
Přílohy
Pokud ve své poznámce odkazujete na grafy, grafy, zásady, přehledy, zápisy nebo jiné obchodní dokumenty, připojte je k zadní části poznámky. Na dolní straně poznámky uveďte poznámku v dolní části, že je připojen jeden nebo více dokumentů.
