Standardním provozním postupem je písemný dokument, který podrobně popisuje konkrétní akce, které je třeba provést za účelem dokončení opakované úlohy nebo procesu. SOPs nesledují žádný osnovu nebo šablonu, protože se liší podle organizace a použití. Například SOP pro výrobní operace ve výrobním závodě by se značně lišil od SOP určeného pro školení prodejních pracovníků v maloobchodním prostředí.
Cíle
Podniky mohou provádět SOP s cílem snížit plýtvání a zvýšit zisky. Nezisková organizace může SOP využít k lepší službě. Některé společnosti používají SOP k zajištění dodržování vládních předpisů nebo ke zlepšení bezpečnosti na pracovišti. I když se důvody pro hledání zlepšení mohou poněkud lišit, bez ohledu na prostředí, ve kterém je SOP využíván, hlavním účelem je zvýšit efektivitu v určité kapacitě.
David Grusenmeyer, starší pobočka na Cornellově univerzitě, volá varianty operačního systému jako "nepřítele" kvality a efektivity. Standardní provozní postup lze tedy použít k zefektivnění operací nastavením nezměněné sady kroků k dosažení konkrétního cíle.
Proč používat SOP?
Organizace z americké armády neziskovým organizacím ve velkých korporacích používají SOPs k:
- Zvyšte efektivitu.
- Zvyšte kvalitu.
- Zajistěte bezpečnost.
Specifické SOP mohou být naplánovány na výrobní linky, čištění pracovišť, školení zaměstnanců, mzdové postupy a hodnocení výkonnosti zaměstnanců, mimo jiné úkoly.
Přípravná práce pro vytváření SOP
Pro vytvoření přizpůsobeného SOP navrhuje Grusenmeyer několik kroků:
- Podívejte se na oblasti ve vaší firmě, kde by byly přínosné standardní provozní postupy.
- Z vašich zjištění určit jednu nebo dvě oblasti, kde je největší pravděpodobnost úspěchu a zisky budou nejvíce postiženy.
- V oblastech se zaměřením přejít na kroky potřebné k uskutečnění každé operace a uvést je podle jejich významu.
- Nakonec shromáždit tým manažerů a zaměstnanců s nejvíce znalostí o procesu a koordinovat se se skupinou při vytváření SOP.
Psaní SOP
Označte SOP a popište, které úkoly jsou zahrnuty. V popisu uveďte podrobnosti o:
- Kdo bude dělat práci.
- Jaké materiály a vybavení jsou potřeba.
- Konečný výsledek by měl být.
Uveďte konkrétní detailní podrobnosti o tom, jak splnit úkol, až do okamžiku, kdy by neověřený zaměstnanec mohl tuto úlohu přiměřeně provést podle pokynů. Vzdělávejte všechny zaměstnance, kteří budou v určité funkci pracovat na úkolu o podrobnostech SOP, a neustále sledovat a vyhodnocovat SOP.
Tipy
-
Pokud by vaše organizace nebo firma chystala provést operaci nebo postup jednou, například pro zvláštní projekt, SOP by byl irelevantní. Nicméně, pokud jsou opakované postupy součástí podnikání, vytváření SOP je zdravým obchodním řízením.
