Na mnoha pracovištích slouží memoranda k pohodlnému a efektivnímu způsobu komunikace. Při zodpovězení otázek v memorandu můžete namísto osobní komunikace zvýšit počet pracovníků, které vaše odpověď dosáhne, a poskytnout pracovníkům fyzický nebo elektronický dokument, který byste mohli později odkazovat, pokud zapomenou na odpověď, kterou jste uvedli. Chcete-li zajistit, aby vaše poznámky byly co nejúčinnější, správně naformátujte svou komunikaci a pečlivě ji sestavujte s vaším publikem.
Vytvořte záhlaví poznámky. Zahrnout "Datum:", po kterém následuje úplný den, kdy vysíláte svou poznámku "Komu:" s vysvětlením, komu zasíláte memorandum "Od:" s vaším jménem a "Předmět:" s stručný popis tématu. Při přípravě vašeho memoranda prostřednictvím e-mailu bude tento nadpis pravděpodobné již pro Vás. Pokud zadáte poznámku, umístěte všechny tyto informace do horní části poznámky, zarovnanou doleva.
Umístěte otázku do řádku předmětu. Pokud je otázka, na kterou se zabýváte, příliš dlouhá, zkondenzujte ji zkrácením do dvou nebo tří smysluplných slov. Pokud hodláte ve svém memorandu vyřešit více než jednu otázku, zadejte předmět otázek, následovaný "Otázky a odpovědi", které upozorní zaměstnance na obsah této poznámky. Umístěním této otázky nebo zápisu Q & A do řádku předmětu usnadňujete zaměstnancům najít si poznámku, pokud budou potřebovat později odkazovat.
Odpovězte na otázku nebo otázky stručně a jasně. Zaměstnanci chtějí odpovědi na své otázky, nikoliv na verbose. Udržováním odpovědi jasné a krátké můžete zvýšit pravděpodobnost, že čtenáři pochopí odpověď a účinně na ni reagují.
Řekněte zaměstnancům, kterým by měli kontaktovat, pokud potřebují další informace. Chcete-li vyvrátit nějaké nejasnosti týkající se otázek sami, požádejte je, abyste s vámi promluvili. Pokud je v rámci vašeho podnikání jiné oddělení, které by bylo lépe vhodné pro zodpovězení otázek týkajících se daného tématu, řekněte svým zaměstnancům, aby odkazovali na konkrétní osobu v rámci tohoto oddělení a aby zahrnovali kontaktní informace tohoto jednotlivce.
