Při oznamování zaměstnance, dodavatele nebo pojistníka, že jejich smlouva není obnovena, budete muset zaslat dopis neobnovující. Psaní tohoto dopisu s taktností a profesionalitou může usnadnit přátelské oddělení, nemluvě o úsporách času a zármutku. To je poněkud choulostivý manévr; dopis neobnovení musí být vyvážen mezi pevně stanovenou pozicí a citlivostí na emoce příjemce.
Jasně uveďte svůj záměr
Jasně uveďte svůj účel. Nesprávnost může později otevřít dveře pro zmatenost. Po uvedení názvu příslušné firmy nebo organizace vysvětlíte, že čtenář není obnoven. U citlivějších záležitostí, jako je například pracovní pozice, by se dopis měl řídit telefonním rozhovorem nebo osobní schůzkou, která krátce vysvětlí důvody, proč nebyla obnovena.
Příklad:
Tento dopis obdržíte, protože nám v současné době poskytujete měsíční kávu pro naši kancelář, kterou musíme zrušit v příštím měsíci.
Poskytněte příběh
Uveďte poctivý důvod, proč nebyla obnovena. Váš příjemce si zaslouží platné vysvětlení pro rozhodnutí. V mnoha případech může být důvod tak jednoduchý jako změna politiky, snížení rozpočtu nebo pravidelné ukončení pozice. Pokud bylo rozhodnutí založeno na špatném výkonu, řekněte to příkladem. Vyvarujte se chamtivosti nebo příliš obviňujících prohlášení; místo toho zůstaňte klidní a profesionální. Ujistěte se, že máte konkrétní zprávy o událostech, které by podpořily případná tvrzení o nesprávném jednání nebo špatném výkonu v případě, že by rozhodnutí bylo v rozporu.
Příklad:
Neobnovujete se kvůli vašemu výkonu v pracovní schopnosti, zejména pokud jde o přesnost a odhodlání pracovat.
Diskutujte o dostupných možnostech
Vysvětlete možnosti, které má příjemce k dispozici. Pro změnu zásad poskytněte alternativy a konkrétní datum ukončení. V pracovním nebo dodavatelském kontraktu, který není obnoven, je rozhodující nejen poskytnout časový rámec, ale i pokyny týkající se zbývající dovolené a odpovědnosti. Je to také příležitost, pokud se rozhodnete, informovat příjemce o procesu podání žádosti o obnovení. Poskytněte kontaktní informace pro osobu zodpovědnou za tento proces nebo odkaz na příslušný web pro další informace.
Příklad:
Vezměte prosím na vědomí, že služba s námi bude ukončena platně 1. února. Zatímco v současné době nepotřebujeme vaše služby, můžeme v budoucnu, jak náš rozpočet rozšiřuje, takže se prosím ujistěte, že se s námi zopakujete později v roce, když přehodnocujeme naše potřeby.
Zdvořilost se spočítá
Buďte zdvořilí. V mnoha případech není obnovení pro příjemce příjemcem překvapení a může to být těžký dopis, který si můžete přečíst, neboť často představuje významnou změnu života nebo příjmů. Děkujeme zaměstnance, pojistníkovi nebo dodavateli za jejich čas a příspěvky k podnikání a případně jim přejeme štěstí v jejich budoucím úsilí. Nezapomeňte však na jakékoliv pochybnosti nebo pochybnosti ohledně rozhodnutí, neboť to může naznačovat příjemci, že by měl napadnout rozhodnutí, nebo dokonce jej předložit k soudu.
Příklad:
Děkujeme za cenný příspěvek, který jste učinili v naší firmě. Přejeme Vám štěstí v budoucím úsilí.
Správný formát
Podepsat dopis s vaším jménem a pozicí. Uveďte svůj název a kontaktní informace tak, aby příjemce pochopil, že vaše rozhodnutí je v rozhodnutí a bude vám k dispozici dotazy. Pokud pouze hlásíte změnu zásad, přidejte, že neobnovení je v souladu s touto zásadou a připojte ji k referenci.
Ujistěte se, že si přečtete malý tisk
Pokud máte písemnou smlouvu s osobou nebo službou, kterou si zvolíte, že nebudete obnovovat, ujistěte se, že jste si přečetli pokutu. Mohou existovat specifika o tom, jak a kdy můžete ukončit smlouvu, kterou musíte dodržet, aby nedošlo k porušení smluvních podmínek. Pokud se jedná o smlouvu, která se automaticky obnovuje, například o měsíční službu, uveďte písemnou žádost o ukončení a odešlete ji příslušnému oddělení. Nezapomeňte zahrnout datum, kdy chcete ukončit službu. Záleží jen na vás, pokud byste chtěli zahrnout důvod proč. Pokud se nezrušíte před uplynutím doby obnovení, můžete být přerušeni poplatkem za ukončení smlouvy, a proto si uvědomte, že při uzavírání smlouvy o automatickém obnovení je třeba poznamenat jakýkoli termín zrušení.
