Vytvoření realistického časového plánu projektu je jednou z největších výzev, kterým čelí projektový manažer. Existují některé běžné problémy s plánováním projektů, které lze předvídat a zabránit tomu, aby se každý, kdo je zapojen do projektu, více důvěřoval plánu.
Odhad trvání úkolu
Nejzákladnějším a nejčastějším problémem s plánováním projektu je odhad trvání jednotlivých úloh projektu. Většina lidí podceňuje, jak dlouho jim něco udělá, což má za následek plán, který odráží pouze nejlepší scénář. Chcete-li tomu zabránit, můžete každému úkolu přidat čas, pokud můžete odhadnout, kolik člen vašeho týmu podcenil. (Mnoho lidí trvale podceňuje určitou procentní sazbu.) Nebo můžete přidávat čas nepředvídaných událostí jako samostatnou položku ve svém plánu. Zatímco to je někdy zamračeno jako "padding" váš plán, je to skutečně realistický způsob, jak udělat váš plán přesnější.
Ujistěte se, že nezmeškáte žádné nezbytné úkoly projektu. Je snadné přehlížet ty, které provádějí skupiny mimo váš projektový tým, nebo ty, které odborný předmět, který dělá odhadovací myšlenky, jsou tak zřejmé, že je nemusí zapomínat.
Přiřazení zdrojů
Většina plánů projektů vychází z předpokladu, že správný zdroj bude k dispozici přesně v případě potřeby. Ale pokud vaše organizace nemá dobrou metodu přiřazování lidí projektům, nemusí se to stát. Váš plán také musí realisticky počítat s tím, kolik času může každý člen týmu vynaložit na váš projekt s ohledem na další projekty, provozní podporu nebo administrativní úkoly, které musí udělat.
Nastavení data implementace
V mnoha případech má management nebo nějaký externí faktor nastavit datum implementace projektu dříve, než vytvoříte plán. Možná budete požádáni, abyste snížili plánovanou dobu pro některé úkoly tak, aby splňovaly potřebné datum ukončení. Měli byste proaktivně informovat sponzora projektu o všech rizicích spojených s těmito změnami.
Správa Neznámého
Neznámé události, například změny v podnikovém prostředí nebo problémy s novou technologií, mohou mít za následek, že projektové úlohy budou trvat déle, než je plánováno. Identifikováním možných rizik na začátku projektu budete moci lépe zvládat všechny, které se vyskytnou, a tím snížit jejich dopad na váš plán.
Správa změn
Změny v rozsahu projektu, požadavky, které je třeba splnit nebo použití technologie, mohou narušit plán vašeho projektu. Tyto změny by měly projít formálním procesem řízení projektů, aby se sponzor projektu a zákazníci mohli dohodnout na jakýchkoli změnách časových plánů, než aby byli nepříjemně překvapeni.
Odhad velkých projektů
Velký projekt má více vzájemných vazeb mezi úkoly a mezi pracovními skupinami nebo jednotlivci. Tato úroveň složitosti ztěžuje předvídání harmonogramu, který bude muset zahrnovat čas pro tuto koordinaci.
