Bez ohledu na to, kolik peněz má skupina ve svých pokladnách, hledá způsoby, jak ušetřit peníze na událostech, má dobrý obchodní smysl - a tím spíše, pokud chce tato akce získat finanční prostředky pro organizaci. Snižování nákladů díky inteligentnímu, tvůrčímu plánování vyžaduje dodatečný čas setkání a upřednostnění namísto toho, aby jste se o to vydali. Výplata může přinést více peněz, než jste vyloupili - nebo alespoň pomůžete vyhnout se příštímu čtvrtletí v červené kvůli večírku.
Plánovat dopředu. Nejlepší způsob, jak zablokovat ceny a najít dobré nabídky, vyžaduje, aby se váš výbor pro události shromáždil nejméně šest měsíců předem, aby našel výhodné ceny. Snažit se házet něco společného na poslední chvíli neposkytuje žádné vyjednávací místnosti, takže byste platili plnou cenu za něco, co byste jinak získali za cenu nebo méně.
Vytvořte rozpočet a držte se ho. Když děláte věci levně, je to cíl, přijít s pevným číslem před začátkem nabídne hranice, když brainstorming začíná a umožňuje skupině přednost, kde tyto dolary jdou.
Diskutujte způsoby, jak ušetřit peníze přímo z brány. Podívejte se na možnosti, jako je požádat oddaného dárce, aby nabídl svůj domov pro party nebo výměnu dobrovolnických hodin v místním centru města výměnou za volné využívání svého zařízení. Je-li k dispozici školka na vaření, pošlete nám letáky, které hledají studenty, kteří chtějí vyzkoušet své nové kulinářské dovednosti, aby se mohli naučit vašemu podniku nebo požádat profesionála, jestliže můžete snížit náklady tím, že vám poskytneme vlastní čekanku nebo barmanku.
Vyzkoušejte náklady na položky kontrolního seznamu před tím, než se zavážete k nějaké myšlence nebo smlouvě. Nájemné haly, kavárny, hudebníci, náklady na tisk a party laskavosti se rychle zvyšují. Předtím, než vás každý nadchne nad určitým zařízením nebo kapelou, kterou znáte, dostanete nízké ceny na skutečné ceny.
Použijte zdroje, které máte k dispozici. Podívejte se na svou radu nebo dobrovolnou základnu, abyste pomohli s událostí, ať už tisknete a doručujete letáky, abyste ušetřili náklady na tisk, nebo požádali někoho, aby daroval nebo nabídl AV vybavení pro večerní prezentaci. Klepnutí do základny může znamenat výrazné úspory.
Spojte se s jinou skupinou s podobným zaměřením, která bude hostit akci. To nejen umožňuje sdílení nákladů a poplatků, ale také propaguje vaši událost pro rozšířené publikum a může zvýšit přidanou expozici.
Využijte bezplatné síťové materiály. Zatímco on-line propagace jsou rychlé a snadné, vaše skupina může také využít komunitních bulletinů nabízených rozhlasem, televizí a novinami. Napište a distribuujte tiskové zprávy vaší události a podpořte úhel, díky němuž může být událost místním zprávám.
Nepředpokládejme, že dostanete něco za nic. Můžete mít nejoblíbenější neziskové nebo komunitní organizaci v oblasti, ale to nemusí nutně znamenat volnou jízdu zboží a služeb. Když žádáte o slevy nebo dary, nabízejte něco na oplátku, jako je zvýrazněná zmínka ve všech propagačních materiálech, pozvánky na zpravodaje a viditelnost na akci.
Tipy
-
Dávejte pozor na skryté náklady, jako jsou další poplatky za pronájem, pozdní poplatky nebo přirážky za zvýhodnění, a snažte se, abyste je vyvstávali nebo vyhnuli všem společně.
