Vaše schopnost efektivně komunikovat přímo ovlivní váš úspěch v práci. Je důležité, abyste věděli, jak psát a posílat korespondenci, která je stručná a srozumitelná. Obchodní poznámka je krátký dokument, který se zabývá konkrétní skupinou lidí a zaměřuje se na konkrétní účel. Dobře napsaná poznámka vám pomůže efektivně komunikovat a dosáhnout výsledků. Kromě toho, že je správně napsáno, je důležité zajistit, aby byla vaše poznámka odeslána správně, lidem, kteří ji potřebují přečíst nejvíce.
Vytvořte si poznámku
Přemýšlejte o vašem publiku. Než začnete skládat svou poznámku, zvažte úroveň vzdělání a zkušenosti lidí, s nimiž komunikujete. Mějte také na paměti potřeby vašich příjemců. Někteří jednotlivci mohou potřebovat podrobnější pokyny a specifické, zavedené pokyny, zatímco jiným může být poskytnuto velmi obecné množství informací a následně podniknout vlastní iniciativu.
Používejte správné formátování záhlaví. V řádku "Datum" použijte standardní zkratky. Pro "To" byste měli uvést každou osobu, která obdrží poznámku podle jména. Nepoužívejte přezdívky. Používejte jméno a příjmení a dejte je v pořadí podle abecedy nebo podle pozice ve společnosti. Pro řádek "Od" použijte své jméno a příjmení, jakož i oddělení, ve kterém se nacházíte.
Vyberte řádek předmětů, který je specifický a informativní. Často lidé posílají poznámky s předmětovými řádky, které jsou nejasné a obecné. Konkrétní a stručná zpráva poskytne příjemcům mnohem lepší představu o tom, co odkazuje. Například obecný předmět by měl číst "Setkání", ale konkrétní předmět by mohl říkat "Prodejní týmová prezentace pro páteční setkání."
Otevřete specifika. Neztrácejte čas chit-chat nebo pozadí. První část poznámky by měla přesně říci, co potřebujete. S využitím výše uvedeného příkladu prezentace obchodního týmu se můžete otevřít pomocí: "Na páteční schůzce prodejní tým předloží prezentaci s výkazy výnosů a účtů za první čtvrtletí."
Napište poznámku a vyhněte se pasivnímu hlasu. Poznámka je navržena pro sdílení informací a vyžádání pomoci, takže potřebujete používat aktivní hlas. V gramatice a psaní aktivním hlasem znamená, že předmět věty je aktivní - dělá nebo je něco - spíše než mít jiné věci se jim stalo. Aktivní hlas by přečetl: "Prodejní tým předloží prezentaci." Pasivní přístup by byl formulován takto: "Chceli bychom, aby prodejní tým zvážil prezentaci prezentace."
Napište závěr. Váš závěr nemusí být komplikovaný, ale měl by shrnout klíčové body uvedené v samotné poznámce.
Upravte svou práci. Několik věcí je stejně trapné, jako rozesílání obchodních poznámek a následné pochopení, že jste v polovině zbavili obrovského pravopisného pravopisu. Opravte si poznámku před odesláním a kromě opravy odstraňte zbytečná slova. Udržujte svou poznámku stručnou.
Odeslat si poznámku
Pošlete svou poznámku. Pokud je odesíláte prostřednictvím interní pošty, ujistěte se, že každá osoba, která je uvedena v poznámce, dostane vlastní kopii. Nikdo by nikdy neměl sdílet poznámku s tím chlápkem v příštím kabině.
Pokud je to volba, použijte e-mail. E-mailová poznámka by měla být zaslána každému současně, ale možná budete chtít zaslepit kopii některých příjemců. Pokud odesíláte svou poznámku e-mailem, vložte předmět poznámky do řádku předmětu záhlaví e-mailu. Nepoužívejte roztomilé nebo barevné písma, obrázky nebo jiné doplňky e-mailu.
Pokračujte po odeslání své poznámky. Pokud je v poznámce uvedena lhůta, nezapomeňte, že se později vrátíte zpět s příjemci.
Tipy
-
Ujistěte se, že vaše poznámka splňuje všechny pokyny společnosti týkající se bodů odrážky, odstupu odstavců atd.
Varování
Pokud používáte e-mail k odeslání poznámky, zkontrolujte před stisknutím tlačítka Odeslat. Budete chtít být opatrní, kdo obdrží vlastní nebo důvěrné informace prostřednictvím e-mailu.
