Psaní pro podnikové publikum není stejné jako psaní dopisu příteli. Účel dopisu je jiný - obecně budete předávat konkrétní informace nebo požádáte někoho o provedení konkrétní akce - a existují jisté očekávání ohledně formátování a stylu. Často obchodní dopis bude prvním dojmem, který na někoho uděláte, takže je důležité, aby to bylo správné.
Co je obchodní dopis?
Obchodní dopis je dopis, který organizace pošle jiné organizaci, nebo korespondenci mezi organizací a jejími zákazníky, dodavateli a jinými stranami. List, který napíšete jako součást vaší práce, se kvalifikuje jako obchodní dopis, ale do této kategorie se dostane i jakýkoli dopis, který pošlete podnikateli, organizaci, komunitní skupině nebo osobě v profesionálním kontextu. Primární test je jedním z obsahu: bude váš příjemce mít zájem o to, co píšete, pokud ovlivňuje jejich pracovní život? Pokud ano, bude váš dopis kvalifikován jako obchodní dopis.
Proč potřebujete napsat obchodní dopis
Firmy píší zákazníkům, zákazníkům, dodavatelům a zúčastněným stranám důležité informace. Například si mohou objednat zboží od výrobce, aktualizovat zákazníka o stavu objednávky, popsat významné změny v podmínkách společnosti, identifikovat vzniklý problém nebo předat dobré jméno. Mnoho obchodních dopisů bude zahrnovat výzvu k akci, to znamená, že dopis bude vyžadovat konkrétní informace nebo odpověď od příjemce.
Jednotlivci si vybírají formát obchodního dopisu, pokud je zapotřebí psát jasným a profesionálním způsobem. Příklady zahrnují žádost o zaměstnání, obnovení průvodního dopisu, stížnost, dopis o odstoupení od smlouvy, referenční dopis, přijetí nebo odmítnutí formálního zapojení nebo požadování informací od firmy. Co mají tyto dopisy společné, je očekávání, že budete spíše stručné a specifické, spíše než kreativní nebo evokující ve svém psacím stylu.
Formáty pro obchodní dopis
Firmy ve Spojených státech používají jeden ze čtyř společných formátů písmen, které jsou uvedeny níže. Z nich je nejpopulárnější styl bloku.
Blokový formát písmen: Ve stylu blokových písmen je celý text zarovnaný s levým okrajem. Strukturujete písmeno tak, že text řádku je jednolůžko a odstavce jsou dvojité. Okraje mají obvykle standardní nastavení o 1 palce, ačkoli se některé podniky liší tak, aby se přizpůsobily jejich domácímu stylu.
Formát písmen poloklátek: Semi-blok je totožný s blokovým formátem, s tím, že první řádek každého odstavce je odsazen.
Formát alternativního blokového písmena: Tento formát pečlivě sleduje formát bloku s tím rozdílem, že se na pravé straně stránky objeví datum, bezplatné zavření ("upřímně") a jméno, název a podpis spisovatele. Pokud nepoužíváte hlavičkový papír, objeví se vpravo i návratová adresa spisovatele.
Zjednodušený formát písmen: Další variantu ve formátu bloku, zjednodušený styl vynechává úvodní pozvánku ("Vážený pan Smith:"). Vyberte tento formát, pokud nemáte jméno příjemce.
Jak adresovat příjemce v obchodním dopisu
Adresování obchodního dopisu jedinému příjemci je poměrně jednoduché. Jednoduše napište jméno a adresu příjemce na vnitřní adresní blok na levé straně stránky. Otevřete svůj dopis s pozdravem: "Vážený paní / paní / paní příjmení:" nebo "Vážený pane / paní:" Všimněte si dvojtečky na konci pozdravu - pouze osobní dopis používá čárku; obchodní dopis vždy používá dvojtečku.
Je přijatelné zapsat první jméno osoby, pokud jste se jménem příjemce pojali s jménem, například jste se setkal několikrát a člověk dobře znáte. V tomto případě by vaše pozdravení četlo: "Milý Joseph:" Nepřipojujte se však okamžitě k tomu, aby se křestní jméno dostalo; to je považováno za hrubé.
Chcete-li adresovat více příjemců ve stejném písmu, zvolte jednu z následujících možností:
Kde příjemci pracují ve stejném místě: Napište název, jméno a (volitelně) název úlohy každého příjemce, za kterým následuje jedna adresa firmy ve vnitřním adresním bloku. Chcete-li pozdravit, zadejte jméno každého příjemce ve stejném pořadí, jako je uvedeno na adrese.
Příklad:
Paní Sophia Proctorová, generální ředitelka Pan Martyn Byrne, ředitel prodeje Dr. Regan Coulson, marketingový manažer ABC Limited Městská ulice Townsville, Kentucky 395494
Vážená paní Proctorová, pan Byrne a Dr. Coulson:
Kde příjemci pracují na různých adresách: Každý příjemce by měl obdržet vlastní dopis, takže budete muset připravit více kopií stejné komunikace. Použijte poznámku typu "carbon copy" po ukončení - "cc:" - pro zobrazení jména ostatních příjemců. Anotace umožňuje každému příjemci vědět, kdo jsou ostatní příjemci.
Příklad:
Paní Sophia Proctorová, generální ředitelka ABC Limited Městská ulice Townsville, Kentucky 395494 Vážená paní Proctorová: Tělo dopisu S pozdravem, Jane Doe Cc: pan Martyn Byrne, ředitel prodeje, Dr. Regan Coulson, marketingový manažer
Pokud je mnoho příjemců: Když píšíte mnoha příjemcům, jako jsou členové představenstva, je vhodné napsat jeden dopis a oslovit ho jako celek. Pozdrav by měl také odkazovat na skupinu lidí, například: "Vážený obchodní oddělení" nebo "Vážený kolektivní komunitní tým". Použijte distribuční blok na konci písmena a seznamte se s jednotlivými členy skupiny, kteří by si měli dopis přečíst.
Příklad:
Představenstvo ABC Limited Městská ulice Townsville, Kentucky 395494 Vážení členové představenstva: Tělo dopisu S pozdravem, Jane Doe Rozdělení: Paní Sophie Proctorová Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Paní Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Pan Cohen Andersen
Různé části obchodního dopisu
Ať už používáte blokový formát nebo jiný styl, obchodní dopis by měl obsahovat následující části:
Hlavičkový papír nebo návratová adresa: Firmy obvykle používají tištěný papír, který obsahuje speciálně navržené logo nebo hlavičkový papír v horní části listu. Na hlavičkovém papíře je uvedena adresa a kontaktní údaje organizace. Pokud nepoužíváte hlavičkový papír, napište své jméno a adresu do levého horního rohu dopisu. Je přijatelné, ale ne povinné, zahrnout vaše telefonní číslo a e-mailovou adresu, pokud by to bylo užitečné pro příjemce.
datum: Napište datum ve formátu měsíc-den-rok bezprostředně pod návratovou adresu. Vzhledem k tomu, že jiné země používají formát den-měsíc-rok, vyhněte se nejasnostem tím, že přepíšeme datum ve slově namísto číselné podoby - "28.června 2018."
Vnitřní adresa: Napište jméno příjemce, název společnosti, adresu a PSČ. Pokud je to vhodné, uveďte název úlohy. Při použití standardních kancelářských potřeb vždy vyrovnejte vnitřní adresu s levým okrajem. Tímto způsobem se adresa zobrazí v okně obálky, když je složena do tří částí.
Oslovení: Nezapomeňte použít dvojtečku po pozdravu, jak je popsáno výše.
Předmět: Přidání volitelného řádku předmětů pomáhá příjemci pochopit, o čem je dopis rychle. Zde je příklad:
Vážený pane Phillips:
Žádost o pracovní balíček
Tělo: Zde se gumy setkávají s cestou. Začněte krátkým prohlášením, který popisuje, proč píšete, následované řadou odstavců, které načrtávají problém. Udržujte dopis stručný. U většiny obchodních dopisů jsou dva až pět odstavců ideální.
Bezplatné uzavření: Máte různé možnosti pro zaokrouhlení obchodního dopisu. Zde jsou nějaké příklady:
- S pozdravem,
- S pozdravem,
- S pozdravem,
- S úctou Váš,
- Srdečně,
- Všechno nejlepší,
Podpis: Vytiskněte své jméno a název pracovního místa a ponechte místo mezi psaným jménem a bezplatným zavřením. Vaše jméno bude podepsáno v tomto prostoru.
Krabičky a karbonové kopie: Zahrnout kód cc: pokud posíláte kopii dopisu někomu jinému. Pokud jsou k dokumentu přiloženy nějaké dokumenty, napište "Enclosure" nebo "Encl." pod podpisovým blokem.
Jak psát tělo obchodního dopisu
Bez ohledu na účel vašeho obchodního dopisu je důležité, aby tělo dopisu bylo jasné a stručné. Uvědomte si, že váš příjemce je zaneprázdněn a je pravděpodobné, že jej bude přecházet. Struktujte svůj dopis v logických odstavcích - jeden nápad na jeden odstavec - tak, aby se příjemce mohl rychle dostat do spodního řádku.
Stručný však znamená tupý; musíte se snažit o diplomatický a profesionální tón. Zvažte dva příklady:
Po pečlivém zvážení jsem se rozhodl přijmout pozici v jiné společnosti. Pracuji ve společnosti ABC.
Druhá verze je stručná, ale je příliš přímá a zbytečně drsná. Mohlo by to urazit čtenáři. První příklad, ačkoli méně stručný, je více respektovat.
Jakmile uděláte své body v textu dopisu, dokončete výzvu k akci, krátké prohlášení, které popisuje, co byste chtěli stát nyní. Nezapomeňte, že váš čtenář je zaneprázdněn. Nenechte se hádat o tom, co by měla dělat dál. Zde jsou nějaké příklady:
Pokud souhlasíte s tímto návrhem, laskavě zareagujte do 31. května. Pokud byste chtěli informace o kontaktech pro lidi, kteří úspěšně využili služby XYZ, pošlete mi prosím na adresu [email protected].
Možnosti pro hlas a jazyk
Jazyk obchodních dopisů se liší od uvolněného, konverzačního stylu až po hyperformální technický styl, který se nachází v právní korespondenci. Nejúčinnější obchodní dopisy dosahují rovnováhy mezi těmito dvěma extrémy. Ačkoli obchodní dopisy se staly méně formální v průběhu času, psaní, které je příliš příležitostné může narazit jako neprofesionální a neupřímný. Příliš formální psaní na druhou stranu může odcizit čtenáře, kteří nemusí pochopit jazyk, terminologii a fráze specifické pro daný průmysl. Stejně jako u všech psaní, musíte odpovídat tónu publiku. Tím získáte spoustu prostoru, pokud jde o zvolený styl.
Pokud nebudete pracovat v obzvlášť formálním průmyslu, jako je bankovní sektor, měli byste se snažit používat místo svých oficiálních rovnocenných slov slova "start" místo "začít", "končit" namísto "ukončit" a "zkusit" namísto "usilovat." Udržet to jednoduché se může zdát protichůdné, protože většina lidí spojuje profesionální slovní zásobu s delšími a složitějšími slovy. Jasnost je však klíčová. Je mnohem důležitější, aby váš příjemce rozuměl Vašemu dopisu s minimálním úsilím z jeho strany, než abyste prokázali svou impozantní slovní zásobu.
Vyhněte se kontrakcí jako "Jsem", "Nemůžu" a "neudělal", pokud nejsou specifickou vlastností domácího stylu vaší společnosti. Některé společnosti dávají přednost použití neformálnějšího hlasu při psaní spotřebitelům, aby otevřeli rozhovor; jiní by namísto toho dosáhli formálního tónu. Konzistence je klíčová. Pokud upřednostňujete jeden styl psaní nad druhým, ujistěte se, že sdělujete své stylové volby v celé organizaci a ujistěte se, že všichni sledují stejný průvodce styly.
Příklad obchodního dopisu
Všechno je uvedeno dohromady, je zde příklad krátkého obchodního dopisu ve formátu bloku:
Pan Kurt O'Ryan ABC Limited Městská ulice Townsville, Kentucky 395494 11. ledna 2018 Vážený pane O'Ryan: Děkuji vám ještě jednou za vaši aktivní podporu v komunitním programu "Grow Wild" v Townsville. Vaši zpětnou vazbu, konstruktivní kritiku a cenné zkušenosti jste významně přispěli k úspěšné realizaci tohoto projektu. Nyní jsme dostali plné financování pro náš následný projekt, který je prozatímně nazvaný "Příroda na vašem vchodu". Bylo by nám potěšením, kdybyste mohl souhlasit s tím, že budete pokračovat ve vaší spolupráci v tomto projektu. Určitě bychom mohli využít váš přehled a odborné znalosti. Přiložil jsem krátkou brožuru, která popisuje návrh vašeho zkoumání. Chtěl bych se s vámi setkat a diskutovat o dalších krocích a na příští týden zavolám vaši kancelář, aby si naplánoval schůzku. Děkuji předem za vaše zvážení. S pozdravem, Jane Doe Encl:
