Zpráva o projektu sděluje stav probíhajícího projektu v neziskové organizaci. Zpráva bude obvykle obsahovat konkrétní informace o rozpočtu, splněných milníkůch a jakýchkoli problémech, ke kterým došlo od zahájení projektu. Při psaní zprávy o projektu postupujte podle základního formátu, ale neváhejte přidávat nebo odstraňovat oddíly podle vaší konkrétní organizace a cílů.
Vytvořte přední stránku zprávy. Vytvořte úhlednou titulní stránku, která obsahuje název projektu, datum sestavy a jména správce projektu a členů týmu. Pokud je váš přehled dlouhý více než pět stránek, zvážit přidání obsahu, který usnadňuje vyhledávání informací.
Chcete-li zahájit zprávu o projektu, napište přehledovou část, která vysvětluje čtenáři základní stav projektu a jeho dopad na vaše neziskové organizace. Udržujte tuto sekci na jednu stránku nebo méně a napište s cílem poskytnout rozsáhlé vysvětlení pokroku, který váš tým učinil v projektu. Po přečtení přehledu by recenzent měl mít základní znalosti o rozsahu projektu, aktuálním stavu, o tom, co je třeba udělat, a jakýchkoli problémech, které byste měli očekávat.
Napište aktualizaci na milníky, které jste dosud dosáhli. V této části vysvětlete každý dokončený cíl projektu a informujte čtenáře, zda je nebo nebyl včas. Zahrnout pozitivní dopady nebo neočekávané přínosy milníku. Například, pokud jste dokončili cíl týden před plánovaným termínem, vysvětlete, jak to urychlí konečný produkt nebo ušetří peníze pro vaše neziskové.
Informujte čtenáře o stavu rozpočtu projektu. Pro neziskový rozpočet je často největším problémem. V části rozpočtu vytvořte analýzu rozpočtu podle řádku, která vysvětluje, co jste vynaložili a co zbývá vynaložit. Pokud se vyskytnou nějaké nesrovnalosti, uveďte vysvětlení a kroky, které učiníte, abyste změnili rozdíl.
Poskytněte vysvětlení jakýchkoli zpoždění nebo problémů. Pokud vaše nezisková organizace během projektu narazila na neočekávané problémy, ujistěte se, že obsahuje část, která podrobně popisuje problém. Chcete-li ujistit členy správní rady a klientů, uveďte konkrétní kroky, které budete podniknout k nápravě nebo předcházení problému.
Vysvětlete další kroky. Stručně řečeno, nechte čtenáře vědět, co se děje v projektu. Pokud budete potřebovat další personál nebo informace, seznamte jednotlivé položky. Tyto informace jsou zásadní pro neziskové organizace s omezenými zdroji. Ukončete pozitivní poznámku, je-li to možné, vyjadřováním důvěry, že projekt bude dokončen včas a na základě rozpočtu.
