Písmena týkající se změn politiky jsou obtížné psát, protože změna obvykle nesouhlasí s klientem ani zaměstnancem, a to ani v případě, že je to nezbytné. Písmena o změně politiky, stejně jako všechny dopisy s negativními zprávami, vyžadují pečlivou přípravu a zvážení. Pokud píšete dopis pečlivě, může vysvětlit důvody pro změnu a zachovat dobré jméno klientů nebo zaměstnanců.
Používejte hlavičkový papír společnosti. Protože tento dopis je právním oznámením změny politiky, měl by vypadat oficiálně a formálně.
Zadejte celý den. Přeskočit řádkový prostor.
Zadejte název, organizaci a adresu příjemce. Je-li tento dopis hromadnou poštou všem zaměstnancům nebo všem klientům, můžete buď vynechat jméno a adresu, nebo použít funkci hromadné korespondence v programu pro zpracování slov, aby se automaticky vkládalo jméno a adresa pro každé písmeno. Přeskočit jiný čárový prostor.
Zadejte "Dear Mr. / Ms. (Name)", za kterým následuje dvojtečka. Pokud se jedná o hromadný dopis, použijte místo toho obecné pozdravy, jako například "Vážení zákazníci" nebo "Vážení zaměstnanci". Přeskočit jiný čárový prostor.
Začněte dopis vysvětlením problému, který vedl ke změně zásad. Použijte všechny fakta nebo statistiky, které pomohou přesvědčit příjemce. Problém vždy vždy diskutujte v negativní zprávě - pokud příjemce porozumí problému, bude pravděpodobnější, že vaše řešení přijme.
Vysvětlete změnu zásad v konkrétním, jasném jazyce. Vysvětlete, kdy nastane nová zásada, důsledky nedodržení zásad a veškeré podrobnosti, které zaměstnanec nebo klient potřebují k provedení změny.
Děkujeme klientovi nebo zaměstnanci za její čas a spolupráci. Poskytněte jí kontaktní informace, pokud má nějaké dotazy ohledně těchto zásad.
Zadejte "Upřímně" a přeskočte tři řádkové mezery. Zadejte celé jméno a název. Zapsat své jméno nad zadané jméno.
Vytvořte kopii dopisu pro své záznamy a poskytněte další kopii pro vaše právní oddělení. Pošlete originální dopisy. Pokud je změna zásad důležitá nebo je výsledkem změny zákona, pošlete dopisy certifikovanou poštou, abyste měli záznam o tom, kdy každý příjemce obdržel dopis.
Tipy
-
Udržujte dopis krátký a zdvořilý. Nepřekračujte vysvětlení negativních zpráv, které by mohly v poli zásadních změn vytvořit neúmyslné mezery.
