Změna rozvržení velkých obchodních událostí může být logistickou noční můrou; i při nejspolehlivějších důvodech ke změně data budou klienti a obchodní kontakty podrážděni a obtěžováni. Způsob, jakým prezentujete informace, bude mít také velký vliv na dojem, který budou mít účastníci; pečujte ospravedlněním, ale přitom si osvojujete, takže příjemci budou považovat změnu splátkového kalendáře za přechodný spíše než za chybný krok nebo za špatné plánování.
Vložte do tiskárny hlavičkový papír společnosti; to je oficiální oznámení o změně plánu události, kterou hostujete. Čas je podstatný a hlavičkový papír zajistí příjemnější pozornost příjemce než obyčejný papír.
Otevřete program pro zpracování textu podle vašeho výběru. Začněte nový dokument výběrem položky "Soubor" a "Nový".
Zadejte datum a přeskočte řádek. Pomocí funkce hromadné korespondence v programu pro zpracování textu můžete vložit jména a adresy účastníků.
Začněte tím, že budete muset změnit událost a obnovit její vzpomínky na událost a kdy měla být původně zadržena.
Upřímně se omluvte a vysvětlete důvod zpoždění. Ospravedlňujte se víc než jednou, nebo si to mohou příjemci uvědomit jako přiznání viny nebo špatného hospodaření.
Uveďte podrobnosti o tom, kdy nastane událost. Pokud vaše společnost nabízí náhradu za poplatky za opětovné rezervace nebo jiný podnět, podrobnosti o tom, jak mohou účastníci žádat o náhradu škody. Přečtěte si dobrou zprávu; pokud je splátkový kalendář šťastný výskyt, jako je např. změna splátkového kalendáře s lepším počasím, připomínejme to.
Děkujeme účastníkům za jejich spolupráci a poskytněte jim kontaktní informace, pro které mohou volat, pokud mají otázky nebo potíže s prodloužením jejich návštěvy.
Podpíšte písmeno "Upřímně" a přeskočte tři řádky. Zadejte celé jméno a název. Vytiskněte písmena a podepisujte výše uvedené jméno.
Pošlete dopisy nejrychlejší službou, kterou si můžete dovolit. Pokud si nemůžete dovolit zaslat velké množství dopisů Prioritou Mail, zavolejte nejprve každého účastníka a poskytněte mu základní informace o změně plánu události. Dejte jim vědět, že bude následovat oficiální dopis.
