Plánování průkopnického ceremoniálu může být poměrně snadné nebo velmi obtížné, v závislosti na čase roku, druhu a počtu zúčastněných osob a spolupráci místního tisku. Níže naleznete několik tipů pro plánování úspěšného průkopnického ceremoniálu.
Předplánování programu průkopnického ceremonie
Stanovte datum a čas pro obřad. Ujistěte se, že máte na paměti dostupnost zástupců, kteří se musí zapojit.
Nastavte program události.
Vytvořte seznam všech osob, které mají být pozvány. To může zahrnovat města, kraj a dokonce státní a federální úředníci; místní obchodní komory a hospodářské rozvojové skupiny; vedoucí pracovníci společnosti nebo organizace, pro které dochází k průlomovému vývoje; a místní tisk.
Vypracujte pohotovostní plán pro špatné počasí. To by mohlo zahrnovat krátký ceremoniál venku pro úředníky, aby vykopali první lopatku špíny se zbytkem ceremonie, která se konala na nedalekém vnitřním místě nebo v tented area. Pokud počasí zakazuje jakýkoli venkovní ceremoniál, rozhodněte se, zda chcete slavnostně přemístit alternativní datum pro dešťové srážky, nebo odstranit slavnostní vykopávku a držet vše ve vnitřním prostoru.
Určete nejlepší způsob, jak rozšířit pozvánku na událost. Pokud je událost veřejně přístupná, pozvete účastníky poštou, telefonem nebo přímým e-mailem. Pokud je přístupná veřejnosti, pozvánky mohou být také zveřejněny v místních novinách a zveřejněny v oznámení o veřejných službách v rozhlase a televizi.
Volání potvrďte, že datum a čas pro obřad je v rozvrhu každé osoby, která je v programu. Ujistěte se, že každý, kdo bude požádán, aby mluvil nebo něco udělal pro tuto událost, rozumí jejich rolí v programu a množství času, který musejí promluvit.
Sledujte všechny RSVP pro logistické účely. Pokud by měl programový reproduktor v poslední chvíli upustit, zareagujte na alternativní řečníky, aby se ujali svého místa a co nejdříve učinili nezbytná opatření.
Příprava na obřad
Zavolejte místní obchodní komoru nebo skupinu ekonomického rozvoje, abyste zjistili, zda mají průkopnickou soupravu. Většina organizací tohoto druhu bude mít lano nebo stuhy označené jako místo, stejně jako zlatou (nebo jinou barevnou) lopatu a hardhats pro obřad. Obvykle poskytnou členům své skupiny zdarma. Pokud tyto věci nejsou k dispozici, pak určit, jak získat to, co chcete nebo potřebujete sami.
Stanovte rozpočet události. Není-li k dispozici žádný rozpočet, zjistěte způsob, jak získat dary potřebné k uskutečnění obřadu podle plánu.
Rozhodněte se o dekoracích, pokud budou potřebné. Mějte na paměti jak původní, tak plán pro případ nouze. Nechte je na místě nejméně jednu hodinu před zahájením události.
Po dohodě s občerstvením a papírenským zbožím. Pokud tomu tak není, ujistěte se, že pro programové reproduktory je k dispozici alespoň čerstvá voda.
Zajistěte, aby se sedely jak vnitřní, tak venkovní alternativy. Není-li možné uspořádání sedadel pro všechny z důvodu velikosti diváků nebo kde se akce koná, zajistěte, aby se účastníci programu a ostatní hodnostáři přísně usadili. Zjistěte, jestli budou přidělena sedadla. Pokud ano, vytvořte tabulku sedadel tak, aby všichni účastníci ceremonie věděli, kde budou účastníci programu a jiní hodnostáři sedět.
Zajistěte stan, je-li to zapotřebí. Ujistěte se, že je nahoře a na místě několik hodin před zahájením události.
Zajistěte zvukový systém, pokud je požadován. Ujistěte se, že je nastavena a testována před zahájením ceremonie.
Pokud je to vhodné, uspořádejte nádoby na odpadky. Před zahájením události se ujistěte, že jsou nenápadně na místě.
Proveďte jmenovky všem hodnostářům, kteří se účastní události, aby byli snadno identifikovatelní. Zajistěte, aby je někdo pozdravil, když dorazí a usadí je.
Označte místo výkopu lanomi nebo vlajkami, abyste věděli, kam mají jet. Pokud je místo bláto, zabraňte poškození obuvi účastníků.
Ujistěte se, že všichni účastníci výkopu mají tvrdý klobouk. Uvědomte si, že tyto klobouky mohou být nezbytné pro všechny účastníky, pokud se uskutečňuje v určeném prostoru s tvrdými klobouky.
Provedení ceremonie
Ujistěte se, že všichni účastníci jsou na svých přiřazených místech před zahájením obřadu. Ujistěte se, že chápou jejich parametry a množství času, který musejí mluvit.
Účastníci volání objednávejte před zahájením slavnosti. Přivítáme každého na obřad a představíme první reproduktor, když je čas začít. Představte si veškeré logistické požadavky, jako je místo občerstvení nebo umístění toalet.
Vyfotografujte událost podle potřeby. Další možností je zařídit kopie fotografií pořízených tiskem.
Udržujte tok programu od začátku do konce. Je-li to nutné, zadejte krok a promluvte, aby program zůstal na správné cestě nebo pokryl všechny chybějící účastníky.
Postarejte se o vyčištění po dokončení události. Ujistěte se, že jsou všechny koše zvednuty a že stránky jsou vráceny do stavu, který byl před zahájením události.
Položky, které budete potřebovat
-
Seznam místních zástupců tisku
-
Seznam měst, krajů, státních a federálních zástupců
-
Pozvánky
-
Lano, které označuje místo
-
Lopata
-
Hardhats pro účastníky
-
Fotoaparát
-
Dekorace
-
Občerstvení
-
Značení zarízení
-
Jmenovky
-
Stůl a židle
-
Pódium se zvukovým systémem
-
Stan
Tipy
-
"Místo" odpovídá průkopnickému místu. Jediný čas, který se může změnit, je kvůli velikosti publika nebo povětrnostním podmínkám. Možná je nemožné dostat každého, kdo je chtěl, na správném místě ve správný čas, a tak střílet na datum a čas, který splňuje plány zúčastněných. Průkopnické ceremonie typicky zahrnují slavnostní vykopávky první lopaty špíny. Mohou také obsahovat poznámky od starosty nebo jiných městských, státních nebo federálních úředníků, obchodních kompetencí či vedoucích agentur hospodářského rozvoje a úředníků z podnikání nebo organizace, která je průkopnická. Ve většině případů je nejlepší se snažit pracovat bez veřejného rozhlasového systému kvůli potížím a výdajům spojeným s nastavením jednoho. Udržujte občerstvení jednoduché, jako dort a punč. Většina lidí, kteří se na této akci účastní, má náročné plány a nemá čas na prodloužené bufety nebo večeře. Ujistěte se, že jsou na místě nejméně hodinu před zahájením události. Používejte značky pouze v případě, že jsou potřebné. Hard klobouky mohou být často vypůjčeny z místního průmyslu, pokud nejsou k dispozici prostředky na nákup. Vždy buďte připraveni vstoupit a udělat vše, co je nezbytné k zajištění úspěšného výsledku. Děkujeme účastníkům za to, že přišli ústně nebo písemně.
Varování
Nikdy neměli veřejnost v oblasti tvrdého klobouku, aniž by se řídil správným protokolem stanoveným městem, státem a federálními vládami.
