Mnoho neziskových a vzdělávacích organizací potřebuje filantropickou podporu k udržení operací. Bankovní banket je jedním z nejlepších způsobů získávání finančních prostředků pro umělecké programy, školy, nemocnice, advokátní skupiny a další. Tyto události se mohou složitě plánovat a organizovat. Začněte s dobrým kontrolním seznamem, vytvořte kalendář a požádejte o pomoc dobrovolníkům. Začněte měsíce před datem banketu a časně si rezervujte své místo, stravování, talent a zábavu.
Naplánujte událost a zakoupte knihu plánování nebo notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) výhradně pro danou událost. Uchovávejte složku pro záznamy, kontakty, vizitky, potvrzení, seznamy dobrovolníků, rezervace, nabídky a všechny detaily, které vzniknou před, během a po události. Získejte pomocníka co nejdříve, například koordinátora dobrovolníků, a začněte delegovat úkoly.
Rozpočet události. Jakmile zjistíte, že počet účastníků je maximální počet, je třeba přiřadit částku na osobu za jídlo, nápoje, dárkové tašky a další položky v seznamu. Náklady na každou položku v kontrolním seznamu, jako jsou vybavení, náklady na zaměstnance, nájemné, poplatky za služby, odměny a podobně. Ceny vstupenek a získané prostředky budou pokrývat tyto náklady, avšak počáteční výdaje budou zahrnovat množství vkladů a zálohových nákladů.
Vyhledejte a zajistěte zařízení, kde budete mít banket. Může se jednat o velký hotel, velkou restauraci, která vítá soukromé oslavy, nocleh se snídaní nebo historické sídlo. Budete potřebovat znát maximální kapacitu, abyste nemuseli přerozdělovat pozvánky pro hosty nebo prodat více jízdenek, než to dovolí pokoj. Většina kvalitních zařízení bude disponovat pracovníky, kteří pomáhají plánování, stravování a dalším službám.
Zarezervujte si svého velitele obřadů (MC). Kontaktujte místní agentury pro talent. Chcete-li si rezervovat "jméno" nebo celebritu, budete muset začít daleko před očekávaným datem, protože někteří mají velmi zaneprázdněný plán. Kontaktovat agenty a manažery pro zábavu a rezervovat si všechny talenty.
Objednejte si pozvánky, lístky, programy a další tiskoviny, jako jsou brožury organizace, pro které jsou prostředky vybírány. Pokud budete držet aukci, začněte doručovat položky. Týmto zodpovědností může zvládnout tým dobrovolníků. Tiché aukce nepotřebují aukcionáře, ale dražba bude probíhat. Rozhodněte se, zda to váš MC provede, nebo zda potřebujete odděleného odborníka. Zasílání pozvánek do seznamu dárců organizace. Nezapomeňte, že událost je semiformální. Uveďte vše, co budou muset hosté vědět mimo datum, čas, místo a zvláštní hosty nebo zábavu. Nezapomeňte propagovat aukci.
Propagujte akci prostřednictvím informačních bulletinů, online inzerce, místních novin a rozhlasových stanic, které nesou PSA (Oznámení o veřejné službě) pro neziskové organizace. Místní televizní stanice mohou mít také kalendář událostí a místní zpravodajské programy mohou udělat krátký rozhovor nebo zásuvku pro tuto událost, takže máte připraveny všechny detaily.
Mluvte s šéfkuchařem nebo se připravte mimo catering. Rozhodněte se, zda chcete mít bufet nebo plné služby, pokrmy stravy. Řekněte mu svůj rozpočet a očekávaný počet čtenářů. To může být dokončeno, čím blíže se dostanete, ale vždy je lepší připravit se na více lidí, než byste očekávali, než nesplnit skutečné potřeby.
Být v pravidelném kontaktu s dobrovolníky, spolupracovníky a všemi zaměstnanci pracujícími na akci. Přiřaďte každému celebritu nebo zábavní skupině speciální pomocníka, který vám pomůže s akcí během akce. Seznamte se se všemi dobrovolníky předem, abyste věděli, jak se oblékat, co dělat, kde mají být, atd.
Příjezdu na místo konání hodně dřív, abyste zdobili a nastavili místo. Pokud necháte se připravit, navraťte se s dostatečným předstihem, abyste se setkali se speciálními hosty, celebritami a zábavy a nasměrovali je tam, kde budou sedět, pracovat nebo čekat v zákulisí. Máte-li živou kapela, objeví se brzy, aby se zřídila a provedla zvukové kontroly. Dohlédněte na to, aby se závěrečné detaily spojily a zúčastněte se události. Poté se ujistěte, že je vše vyčištěno a všem zaměstnancům nebo klíčovým zaměstnancům se platí. Sbírejte dárcovské obálky a dáte příslušné osobě zastupující organizaci.
