Důležité setkání? Nastávající krevní jednotka? Existuje mnoho důvodů, proč byste měli vyslat přesvědčivou obchodní poznámku. Jakákoli distribuovaná zpráva musí být dobře napsaná, protože reprezentuje vás a vaše oddělení. A, samozřejmě, chcete přesvědčit lidi, aby se zúčastnili, podepisovali, dali, nebo cokoli jste jim požádali. Po několika pokynech vám při vytváření přesvědčivých poznámek můžete získat požadované výsledky.
Určete své publikum
Pochopte čtenáře nebo cílové publikum. Připomínka k vašemu týmu se bude pravděpodobně lišit od oznámení od představenstva. I když jsou vždy profesionální povahy, některé poznámky musí být formálnější v řeči. Další faktory, jako je věk, pohlaví a vzdělávací úroveň, mohou také hrát roli při psaní přesvědčivé poznámky.
Uveďte svůj motiv
Možná to zní hloupě, protože si samozřejmě myslíte, že víte, o čem bude vaše poznámka. Ale psaní jasného tématu pro váš dopis vám pomůže zaměřit se přesně na to, co se má stát. Uvedením, že to stručně pomůže dostat se k bodu bez přílišných komentářů. Uvedení tématu je pouze pro vaši žádost při psaní. Vaše téma neoznamujete čtenářům. Například vaše téma by mohlo být "podporovat krevní disketu příští úterý."
Načrtněte poznámku
Ooh, to je to nenávistné slovo ze sedmé třídy přes střední školu, "obrys." Relaxovat. To je jen jeden neformální přehled toho, kdo je čtenář, co chcete, a co by měl udělat. Nikdo to nevidí, ale vy; Žádný gramatik nebude viset přes rameno ani nebudete mít červené pero, protože jste neměli vždy bod B, který by šel s vaším bodem A. Tento obrys vám pomůže uspořádat vaše myšlenky. Váš obrys by mohl být pouze body odrážky v pořadí:
- Podpořte krev na příští úterý.
- Krevní jednotky šetří životy.
- Všechny typy krve jsou potřeba.
- Domluvte si schůzku.
Přidejte poznámky k obrysu, kde mají podrobnosti smysl:
- Podpořte krevní pohon příští úterý, 25. září, 8:00 - poledne
- Krevní jednotky šetří životy.
- Všechny typy krve jsou potřeba.
- Proveďte schůzku, abyste nemuseli čekat. Volání ____
Udržujte je krátký a zaměřený
Začněte psát pomocí obrysu a poznámek. Pamatujte si, že poznámky jsou krátké a zaměřené. Popište stručně, ale podrobně, co chcete čtenáři udělat, proč, jak a kdy. Seznamte se s výhodami přijetí opatření. Přimět lidi, aby souhlasili s tím, co navrhujete a uděláte, jak jste požadovali, je konečným cílem přesvědčivého memoranda. Ale přesvědčte lidi, že to, co navrhujete, je dobrý nápad, musíte dát čtenářům důvody, proč by se měli řídit. Řekněte lidem, co bude získáno, a udělejte hlavní výhody, jak dělat to, co se ptáte.
Upravit a přepisovat
Zkontrolujte chyby gramatiky a pravopisu. Zatímco myšlenka, která stojí za poznámkou, je důležitá, malé věci se také počítají. Připomínka bude přesvědčivější, pokud bude dobře napsaná a nebude obsahovat chyby gramatiky a psaní. Obchodní lidé mají vysoké očekávání. Je-li poznámka přesvědčivá, ale má znatelné chyby, tyto chyby sníží dopad a účinnost memo. Po prvním draftu ji odložte a vraťte se k tomu během několika minut nebo několika hodin, podle toho, kolik času máte před tím, než ji budete muset poslat. Přečtěte si poznámku a proveďte změny, o kterých si myslíte, že ji zlepší.
Například, pokud si myslíte, že by mohlo být více přesvědčeno, udělat malý výzkum pro přesvědčivé fakty:
- Podporujte krevní oběh příští úterý 25. září od 8 do 12 hodin.
- Krevní jednotky šetří životy. Pouze v loňském roce byly v naší místní nemocnici použity ____ piny krve kvůli mimořádným událostem a transfuzi. Všichni díky dárcům krve.
- Všechny typy krve jsou potřeba.
- Zavolejte ____, abyste se dohodli na schůzce, takže nemusíte čekat.
Nejprve požádejte o zpětnou vazbu
Před odesláním poznámky získáte zpětnou vazbu od ostatních. Zeptejte se několika lidí, jejichž názory si vážíte, abyste si je mohli přečíst před odesláním. Zeptejte se, zda budou přesvědčeni, že budou jednat, a pokud ne, proč. Poslechněte jakékoliv návrhy a pokuste se do poznámky zahrnout nějaké užitečné nápady. Přesvědčivá poznámka obvykle trvá několik návrhů předtím, než je dostatečně dobrá, aby byla distribuována.
