Písemné směrnice pro zaměstnance jsou často užitečnější než verbální instrukce. Písem obsahující podrobnosti o nové politice nebo postupu dává zaměstnancům dokument pro budoucí použití. Kromě toho, že jim pomohla vzpomenout si, jak postupovat podle nového postupu, dopis s doporučeními splňuje zákonný požadavek na oficiální oznámení o nové zákonné politice. Například na počátku roku 2011 mnoho měst zavádí zákaz kouření, který ovlivňuje oblastní podniky. Je odpovědností zaměstnavatele informovat zaměstnance, jak se řídit novou politikou kouření.
Vložte do tiskárny hlavičkový papír společnosti. Tato směrnice je oficiální oznámení a hlavičkový papír posílí formální povahu informací.
Zadejte celý den. Musíte vždy zahrnout datum do směrnice, protože stanoví dobu oznámení. Přeskočit řádek.
Zadejte jméno příjemce a její adresu, pokud směrnice směřuje pouze k jedné osobě. Pokud se jedná o přikrývku všem zaměstnancům, vynechejte jméno a adresu.
Zadejte "Vážení oceňovaní zaměstnanci", za kterými následuje dvojbodka, pokud jde o dopis všem zaměstnancům. Zadejte konkrétní název, pokud se jedná o jednu osobu.
Začněte dopis s přímým prohlášením o tom, co jsou pokyny. Uveďte příslušné podrobnosti o zásadách nebo postupech, např. Kdy vstoupí v platnost a kdo je dotčen.
Uveďte kroky pro dokončení úkolu nebo pro splnění nových zásad. Použijte jasný a snadno čitelný jazyk, který mohou zaměstnanci sledovat.
Vysvětlete, jak tato nová politika prospívá příjemcům a poděkuje za jejich spolupráci. Vysvětlete, co se stane, pokud se zaměstnanec rozhodne nedodržovat směrnici.
V posledním odstavci uveďte příslušné lhůty nebo kontaktní informace. Popište metodu vyhodnocení shody zaměstnanců, pokud je to možné. Nabídněte odpovědi na všechny dotazy, které mohou mít příjemci.
Zavřete dopis zadáním úctyhodného zavření a zadáním celého jména a názvu. Zadejte nadpis vašeho zadaného jména.
Požádejte jiného nadřízeného, aby si přečetl dopis, aby se ujistil, že jste nezmeškali žádné informace.
Pošlete dopis (y). Pokud je směrnice výsledkem změny zákona, zvážit požadavek na potvrzení podpisu od příjemce (příjemců), aby bylo prokázáno, že byla přijata směrnice.
