Dokumentování vnitřních kontrol a procesů může být náročné. Komplexní procesy jsou prezentovány ve snadno srozumitelném stylu a to není jednoduchý úkol. Musíte mít vynikající komunikační dovednosti, a to jak ústně, tak písemně, abyste mohli dělat dobrou práci. Kroky k vytvoření dobré dokumentace zahrnují pohovory s pracovníky, pozorování, hodnocení a organizaci. Důležitým aspektem tvorby dokumentace je umožnit změny později. Procesy se mění a v důsledku toho se musí změnit i dokumenty.
Rozhovor s zaměstnanci. To je první krok v tomto procesu. Nedělejte předpoklady a nezapomeňte na otázky, abyste dvakrát zkontrolovali své chápání. Požádejte zaměstnance, aby vám ukázali, o čem mluví. Pokud někdo musí schválit papír, požádejte o to, aby byl tento papír vidět. Někteří lidé rádi používají magnetofon a pak přepisují informace. To může být dobrý nápad, když někdo mluví a současně ukazuje proces s množstvím detailů. "Ukázat a říci" je způsob, jak jít.
Sledujte své okolí. Pokud je proces připojen k fakturám pro kontrolu požadavků, například si uvědomte, zda je to skutečně hotovo. Mnohokrát vám lidé říkají správný způsob provádění určitého procesu, ale to neznamená, že to je způsob, jakým se to dělá. Vzhledem k tomu, že dokumentujete realitu, může být pozorování procesu velmi cenné, když se při rozhovoru objeví dobré informace, které nejsou zřejmé. Podívejte se do plnicích skříní a uvědomte si, jaké dokumenty mají lidé na stolech.
Vyhodnoťte efektivitu procesu při jeho dokumentaci. Pokud vidíte, že procesy nefungují nebo jsou prováděny dvakrát, vytvořte si to. To je nejlepší způsob, jak přidat hodnotu do vašich pracovních dokumentačních procesů. Když vyhodnotíte proces, objevujete ho objektivně a můžete navrhnout zlepšení. Ujistěte se, že při vydávání doporučení dodržujte protokol. Nezapomeňte: Pokud se proces změní kvůli vašim doporučením, budete muset zdokumentovat vylepšené procesy - nejen staré.
Dokumentace souborů v pořadačích a online ve složkách. Používání šablon pro standardizaci dokumentace pomáhá udržet její snadné čtení. Každé pojivo nebo složka by měla mít index s informacemi o oblasti. Například byste mohli mít pojivo týkající se účtů, kde byste mohli nahrát vyprávění a vývojové diagramy dokumentující proces. Můžete mít další pořadače týkající se mzdy a další o pohledávkách. Oddělení dokumentace o procesech může uživatelům pomáhat při hledání informací. Mají stejnou organizaci na všech pořadačích, pokud jde o pořadí dokumentace, obsah v přední části apod. Je to velmi důležité, když je třeba provést změny a je třeba rychle najít konkrétní položku.
Tipy
-
Pomocí aplikace Word nebo jiného programu můžete vytvořit dokumentaci.
Zvažte dokumentační software specifický pro vaše odvětví, který vám může ušetřit čas při psaní a organizaci. Zvažte, jak dělat obě příběhy a vývojové diagramy pro zlepšení jasnosti Vyhněte se použití žargonu nebo iniciál
Další úvahy zahrnují: Napište krátké věty a vyhýbejte se pasivnímu hlasu; nezlepšujte to nebo neznamená, že by to mohlo být soudem. Například nepíše o příjemném recepční. Napište o recepční. Nepoužívejte skutečná jména lidí - vždy používejte jména názvů a udržujte je v celé dokumentaci konzistentní; mít manažera nebo nadřízeného, aby si ujistil, že je správná; a pamatujte na důvěrné informace v dokumentaci. Nezobrazujte příklady podpisů šeků ani v nich neuvádějte důvěrné informace o mzdách.
Varování
Uvědomte si uživatele své dokumentace. Mohou zahrnovat nejen interní lidi, ale také auditory a další zainteresované strany. To je velmi viditelné. Takže se ujistěte, že vaše práce nemá žádné trapné gramatiky nebo pravopisné chyby.
