E-mail je efektivní a rychlejší způsob odesílání obchodní komunikace ve srovnání s poštovní službou. Je to také snadnější způsob výměny dokumentů. Některé věci, které je třeba vzít v úvahu při odesílání firemního e-mailu s přílohou, jsou jeho velikost, program použitý k vytvoření přílohy a možnost virů. Je také důležité si uvědomit, že příjemce nemusí být jediný, kdo vidí vaši zprávu. Použijte profesionální tón, který zanechá pozitivní dojem.
Napište řádek předmětu, který odpovídajícím způsobem odráží zprávu. Specifické tematické okruhy pomohou zaměstnancům organizovat e-maily podle firemních projektů. Neurčité názvy jako "Důležité" nebo "Přečtěte si prosím" ztěžují hledání zpráv v budoucnu.
Vytvořte zprávu, která je stručná a snadno čitelná. Zaměstnanci musí každý den projít velké množství e-mailových zpráv a mají jen málo času na čtení dlouhých zpráv. Použijte čitelné písmo, vložte spoustu bílého místa a použijte vhodně velká a malá písmena. Napište zprávu s tónem, který je zdvořilý, ale profesionální, a začněte a konče profesionálními pozdravy.
Viz příloha. Zaměstnaní zaměstnanci jsou často spěcháni na čas a mohou přehlížet přílohu, pokud se na ni vůbec nevztahuje. Umožněte příjemci vědět, co obsahuje příloha a co s ní dělat.
Ujistěte se, že jste před odesláním připojili dokument. Janis Fisher Chan, autor knihy "E-Mail: Příručka psaní" - psaní a správa e-mailů na pracovišti, doporučuje připojit dokument ještě předtím, než začnete psát zprávu.
Informujte čtenáře, jaký program potřebujete k otevření souboru. Aplikace Microsoft Office Suite a Adobe Acrobat Reader jsou běžné aplikace používané na pracovišti.
Zvažte dobu, po kterou příjemce přijde ke stažení přílohy. Použijte program komprese souborů pro velké soubory, například WinZip, nebo přetáhněte soubor na menší oddíly, které můžete odeslat samostatně. V úvahu pro zaneprázdněného zaměstnance můžete dokument také vložit do těla zprávy.
Opravte si zprávu. Pravopisné a gramatické chyby se zdají být neprofesionální. Rovněž vyvarujte se používání ve zprávě slangu, zkratek a emotikonů. Mohou to být známé pojmy, ale v obchodních zprávách jsou nevhodné.
Před odesláním skenujte zprávu a připojený dokument k virům.
Zahrnout odmítnutí odpovědnosti, které povzbudí čtenáře, aby skenoval přílohu pro viry před stažením. To může chránit vaši společnost před možným soudním jednáním, pokud příjemce obdrží prostřednictvím vaší přílohy virus.
Varování
Neposílejte jako přílohy řetězové zprávy, spam nebo vtipy. Jsou neprofesionální a nevhodní.
