Důvěrné informace jsou jakékoli údaje, které chcete mít zcela soukromé, ať už z obchodních nebo osobních důvodů. Pokud posíláte důvěrné informace jiné straně, jedná se o riskantní akci. Měli byste zabezpečit důvěrnou zprávu, stejně jako byste ochránili cokoliv, o kterém si myslíte, že má vysokou hodnotu.
Společné scénáře
Firmy obvykle zasílají důvěrné informace ostatním obchodním partnerům nebo kolegům ohledně nejtajnějších projektů. Jedním příkladem je, že pokud jedna společnost uvažuje o fúzi s jinou společností, potřebuje sdělit navrhovaný plán a nechce, aby konkurenti dosud věděli. Dalším běžným scénářem, kdy jedna strana musí předat důvěrné informace, je, pokud si autor filmu chce poslat nevydávanému skriptu řediteli. Zaměstnavatel mohl vyslat uchazeči důvěrnou nabídku zaměstnání nebo uchazeč mohl požádat, aby jeho žádost byla soukromá. Ve všech třech případech je rozumné sestavit jako důvěrný průvodní dopis jako preambuli k přiloženým informacím.
Proč dopis s potiskem?
Když odešlete důvěrné informace, ať už e-mailem nebo poštou, riskujete, že budou zachyceny neoprávněnými třetími osobami. Ale i když se informace dostanou bezpečně na svého příjemce, stále existuje riziko nedbalosti ze strany zamýšleného příjemce, pokud jde o správu informací a jejich zachování soukromí. Riziko můžete minimalizovat vytvořením průvodního dopisu, který posiluje vaši touhu po úplné důvěrnosti.
Co je třeba zahrnout
Jedna z prvních položek, která se má uvést na průvodním dopisu, je označení "Důvěrné" nebo "Osobní a důvěrné", které jsou vytištěny tučným písmem, označeným písmenem nahoře nebo přímo nad tělem písmene. Připomeňme příjemci obecně, co se týká komunikace, jako například "diskuse, kterou jsme nedávno projednali ohledně projektu X." Jasně vyjádříme, že veškerý obsah toho, co má příjemce číst, má být v plné míře zachován důvěrně - žádná strana by se měl zobrazit, s výjimkou výslovně jmenovaných příjemců.
Další úvahy
Před odesláním důvěrného dokumentu jiným stranám za určitých okolností je rozumné přimět osobu, aby přezkoumala a podepsala smlouvu o nedůvěrném obchodě (NDA) - zejména pokud jde o velmi důvěrná data. NDA definuje, co je zahrnuto, když odkazujete na důvěrné informace, povinnosti příjemce a jakýkoli konkrétní časový rozvrh pro uchovávání informací soukromých. Znovu zopakujte klíčové podmínky smlouvy o nedovoleném zveřejnění v motivačním dopisu. Měli byste také zahrnout kopii podepsané NDA přímo za průvodním dopisem.
