Nebyl byste prvním obchodním profesionálem, který by uvažoval, jak nejlépe zvládnout důvěrný přenos faxu. Označte jej jako "důvěrné" a můžete nevědomě pozvat zvědavost a invazi do soukromí někoho. Přeskočte to a následky by mohly být ještě horší. Adresujte obě záležitosti tím, že výrazně označíte fax jako "důvěrné" na krycím listu faxu. Potom vložte některé zuby do výstrahy oči vypínáním důvěrné zprávy zápatí ve spodní části listu.
Vytvořte nový dokument v programu pro zpracování textu s okrajem 1 palce. Pokud je to vhodné, vložte své obchodní logo v horní části stránky.
Upravte slovo "Důvěrné" výraznými písmeny v horní části stránky. Zvýrazněte písmena pro důraz. Pod objektem a na střed umístěte slova "Fax", "Kryt faxu" nebo "Přenos faxu" pro rychlé rozpoznání.
Zadejte "Datum:" "Čas:" a "Počet stránek, včetně krycího listu:" na levé straně krycího listu. Dvakrát zaškrtněte políčko "Adresát:" "Číslo faxu:" a "Telefonní číslo:" na samostatných linkách. Zadejte znovu dvakrát a napište: "Odesílatel:" "Číslo faxu:" a "Telefonní číslo:" na samostatných linkách. Včetně faxových a telefonních čísel je chytrý způsob, jak pokrýt vaše základny, zejména pokud se fax ztratí, ztratí nebo se nikdy nedostane. Pokud je číslo nesprávné nebo jsou provedena dvě čísla, můžete opravit chybu v budoucích faxových přenosů.
Přizpůsobte si kryt úkolu faxu se sekcí, která vyhovuje vašim obchodním potřebám. Pokud například pravidelně odesíláte faxy stejné osobě nebo oddělení, můžete vytvořit rámeček s nadpisem "Informace o směrování" nebo "Další kroky". Nebo nechte své možnosti otevřené vytvořením části "Komentáře", abyste mohli ruku -vypíšete poznámku nebo pokyny, jako například: "Prosím, zavolejte mi prosím okamžitě, abyste ověřili příjem tohoto faxu."
V dolní části krycího listu faxu napište spodní zprávu. Stejně jako u důvěrného varování, které vidíte na některých e-mailech, tato zpráva by měla oznámit, že fax: je důvěrný; je určena pouze adresátovi; a obsahuje informace, jejichž "zveřejnění, kopírování, používání nebo distribuce" je zakázáno. Rovněž by měl požádat o to, aby byl odesílatel obeznámen s chybným potvrzením - dalším dobrým důvodem k dodání telefonního čísla v horní části krycího listu faxu.
