Údaje musí být vždy snadno dostupné, aby zaměstnanci mohli kdykoli a odkudkoli pracovat na datech. Internet byl užitečným nástrojem pro zvýšení dostupnosti dat. S přístupnými daty k přístupu - například když cestuje zaměstnanec - je jedna technika, která se používá pro správu velkého množství dat.
Vstup dat
Část technik správy dat nastává předtím, než data vstupují do databáze. Údaje musí být správné při prvním zadání, což znamená, že osoba, která původně opravila data, musí zaznamenávat data správně. Pokud například zákazník nahlásí změnu adresy prostřednictvím telefonu, musí zástupce zákaznického servisu správně slyšet zákazníka, aby byla adresa správně zadána do databáze. Jednou z metod, jak se vyhnout chybám, je opakovat informace zpět zákazníkovi.
Zálohování dat
Ztracená data mohou mít škodlivý vliv na společnost tím, že ztratí čas společnosti, protože se pokusí nahradit ztracená data, tvrdí IBM. Společnosti se často spoléhají na metody zálohování, které ukládají zásadní informace, takže tyto informace mohou být získány v případě ztráty těchto informací.
Čištění dat
Úklid dat je záležitostí opravy nesprávných dat, konsolidace dat a vymazání irelevantních dat. Čištění dat používá jak automatizované softwarové programy, tak ruční zadávání od administrátora databáze. Zatímco čištění dat odstraňuje chyby a může zvýšit produktivitu a kapacitu společnosti, proces čištění dat může být nákladný a časově náročný.
Nahradní data
Data jsou někdy zálohována softwarem, jak bylo uvedeno výše. Když je nějaký údaj změněn z jakéhokoli důvodu a data přestanou fungovat správně, mohou být data nahrazena zálohovacími údaji, které fungovaly v minulosti. Potom mohou programátoři zjistit, které změny poškodily data a zjistily, jak lze tyto údaje v budoucnu lépe aktualizovat.
Zadání údajů o zákaznících
Společnosti mohou nastavit webové stránky, které zákazníkům umožňují zadávat data přímo. Tato přímá vkládání dat šetří peníze společnosti tím, že nevyžaduje, aby zaměstnanci zaměstnance vyplnili potřebné formuláře. Zákazníci mohou také sami opravit data, pokud dojde k chybě. Nicméně, ne všichni zákazníci jsou dostatečně technicky zdatní, aby věděli, jak přistupovat k online databázím prostřednictvím internetu.
Dvojitá kontrola
Údaje, které jsou velmi důležité, by měly být vždy kontrolovány dvěma dvojicemi očí. Když jeden zaměstnanec upravuje data, tato data by měla být editována jinou barvou, která označuje, že byla provedena změna. Druhý zaměstnanec se pak může podívat na úpravu dat, aby se ujistil, že nedošlo k žádným chybám.
Konzultanti pro správu dat
Mnoho konzultačních společností se specializuje na řízení kvality dat. Tyto společnosti zkoumají, jak podnik provádí procesy správy dat a poskytuje doporučení ohledně toho, jak lze tyto procesy zlepšit.
