Navzdory rozšiřování internetu podnikatelé a jednotlivci stále záleží na faxových přístrojích, aby přenášeli ručně psané, podepsané a jinak neelektronické dokumenty z jednoho místa do druhého. Fax lze odesílat prakticky odkudkoli, přes internet nebo pomocí tradičního faxového zařízení. Chcete-li přijmout fax, budete chtít mít vyhrazené faxové číslo.
Určete, jaké faxové číslo je pro vás vhodné
Díky mnoha internetovým faxovým službám přijímání faxů nyní spadá do jedné ze tří primárních metod: příjem na fyzickém faxovém přístroji, příjem přes internet nebo příjem v hlasové schránce. Pokud plánujete přijímat faxy prostřednictvím stávající hlasové schránky, nepotřebujete samostatné faxové číslo, protože vaše hlasová pošta automaticky rozpozná příchozí faxová volání.
Rozhodněte se, zda je on-line faxování pro vás to pravé. Online faxování má výraznou výhodu oproti fyzickým faxovým zařízením: fax můžete přijímat kdykoli a odkudkoliv na světě. Navíc mnoho online faxových služeb poskytuje úložiště, které vám umožňuje uchovat vaše přijaté faxy úhledně uložené. Na rozdíl od faxového zařízení však obvykle nemůžete odeslat fax z online služby, aniž byste nejprve převedli dokument na obrázek v počítači. Pokud nemusíte často odesílat faxy a chcete je přijímat elektronicky, postupujte podle pokynů v sekci dvě, kde získáte online faxové číslo.
Rozhodněte, zda je pro vás správný faxový přístroj. Mají fyzický fax ve vašem domě nebo kanceláři může být docela pohodlné, zejména pokud často posíláte faxy. Vaše fyzické faxové zařízení může tisknout příchozí faxy tak, abyste měli fyzickou kopii toho, co jste obdrželi, což je ideální pro vedení záznamů a důležité dokumenty. Na rozdíl od služby online může však fax vyžadovat příležitostnou údržbu a pravidelné doplňování inkoustu nebo toneru. Pokud máte fyzické faxové zařízení a potřebujete novou faxovou linku, postupujte podle pokynů v části třetí o krocích pro příjem faxového čísla pro vaše fyzické faxové zařízení.
Online faxové služby
Určete, jaký typ online faxové služby je pro vás to pravé. Příjem faxu online je nyní jednodušší než kdy předtím a široká škála on-line faxových služeb je konkurenceschopná pro firmy. Zatímco řada služeb účtuje malou částku za účelem zadržení faxového čísla po určitou dobu, mnohé služby na vyžádání umožňují volné využívání počtu a neomezených faxových příjmů. Chcete-li v krátkém časovém úseku pouze několik faxů, je třeba, aby služba bezplatné faxové služby byla v pořádku, ačkoli vaše nové faxové číslo může být v rozvětveném kódu odlišném od vašeho telefonu. Pokud chcete udržovat profesionální dlouhodobou online faxovou linku s místním číslem, možná budete chtít věnovat placenou službu k zajištění stability.
Získejte bezplatné faxové číslo. Pokud se rozhodnete zaregistrovat bezplatné faxové číslo, je tato služba dostupná od různých poskytovatelů, jako je FaxDigits.com. Chcete-li se přihlásit k bezplatnému účtu, navštivte www.FaxDigits.com a klikněte na tlačítko "Registrace zdarma". Po dokončení některých základních informací, jako je vaše jméno a adresa, služba pošle nové bezplatné číslo přímo do vaší e-mailové schránky.
Získejte placené faxové číslo. Pro dlouhodobější řešení jsou placené on-line faxové služby, jako je eFax, oblíbené a stabilní. Chcete-li získat placené číslo, jednoduše navštivte www.EFax.com, klikněte na "Číslo faxu", zadejte PSČ a klikněte na "Go". Pokud jste ve velké metropolitní oblasti, webová stránka vás požádá, abyste si vybrali svůj regionální kód; jinak budete vyzváni k získání některých základních identifikačních informací. Po dokončení těchto informací (a samozřejmě s uvedením čísla kreditní karty) systém doručí vaše nové místní faxové číslo do vaší e-mailové schránky.
Pro fyzické faxy
Aby bylo možné odesílat a přijímat faxy, musí být vaše faxové zařízení propojeno s veřejnou komutovanou telefonní sítí (PSTN). Chcete-li získat toto připojení a vaše faxové číslo, budete muset mít linku nainstalovanou poskytovatelem místní telefonní služby.
Kontaktujte telefonní společnost. Různé místní telefonní společnosti mají různé způsoby, jak je kontaktovat. V mnoha lokalitách může být společnost rychle a snadno dosažitelná jednoduchým vytočením čísla "6-1-1" z pevného telefonu. Další společnosti, jako je EMBARQ a VoIP poskytují Vonage, vyžadují volání bezplatného čísla, aby se dostali do svého obchodního úřadu. Pokud telefonní číslo 611 z vašeho telefonu nepřipojuje k obchodní kanceláři místní telefonní společnosti, můžete číslo najít ve svém telefonním seznamu.
Požádejte o novou službu. Když se dostanete k zástupci u místní telefonní společnosti, budete chtít požádat o novou telefonní linku pro vaše faxové zařízení. Pokud je váš účet u poskytovatele telefonu podnikovým účtem, může vám být požádáno o poskytnutí některých informací o účtu, které ověří, že jste oprávněni zadávat objednávky jménem vaší společnosti. Pokud instalujete faxovou linku do vašeho domova, může vám být položeno několik osobních ověřovacích otázek, abyste se ujistili, že jste ve skutečnosti tím, kdo říkáte, že jste. Zatímco se tento proces může zdát frustrující, nezapomeňte, že tito zástupci jsou v call centru, někdy stovky kilometrů daleko a fyzicky vás nevidí nebo nevíte, kdo jste.
Požádejte pouze o faxovou službu. Jakmile zástupce telefonní společnosti ověří vaši totožnost, může se pokusit doporučit další funkce pro vaši novou linku. Mnoho zástupců telefonních společností se nachází na prodejní kvótě a opakovaně se pokusí rozšířit služby na nové faxové lince. Vzhledem k tomu, že většina těchto služeb není faxem rozpoznávána a ve skutečnosti může přerušit faxový přenos, ujistěte se, že zástupce ví, že budete používat linku pro fax a nepotřebujete žádné další služby.
Přijměte faxové číslo. Po obdržení objednávky zástupce vám dodá vaše nové faxové číslo, které můžete následně přidat do vizitek, marketingových materiálů nebo jiných dokumentů. Vzhledem k tomu, že telefonní společnost musí linku fyzicky propojit, může trvat několik dní, než bude služba plně aktivována a připravena k použití.
Tipy
-
Příjem faxů na fyzickém faxovém přístroji má výhody i nevýhody v porovnání s přijímáním faxů online. Při připojování fyzického faxového přístroje k telefonní síti zajistíte, že budete přijímat faxy přes pevnou, dlouhodobou faxovou linku a můžete odesílat faxy přes stejný řádek, znamená to také, že vaše faxy nelze načíst online, jste mimo domov nebo kancelář. Online faxová služba vám může také umožnit úhledné uchování přijatých faxů bez obav o fyzické kopie. Před přihlášením k faxové službě byste měli pečlivě posoudit, která faxová volba je pro vás vhodná. Někteří lidé dokonce rozhodnou, že budou mít fyzický faxový přístroj i službu online.
