Každoroční valná hromada (AGM) je schůzka s členy představenstva, akcionáři, investory a vrcholovým managementem, aby přezkoumala fiskální informace a pokryla klíčová rozhodnutí a změny provedené v průběhu předchozího roku. Zápisy z jednání AGM jsou sestaveny jako záznam o schůzi a obsahují konkrétní podrobnosti o všech rozhodnutích, která byla učiněna na schůzi, a poznámky o volených funkcionářích. Minuty jsou obvykle připojeny k dodatku zpráv, které byly projednány nebo předloženy během schůzky.
Zadejte název vaší organizace a následně "Výroční valná hromada". Poté zadejte celý den a čas zahájení schůzky a umístění schůzky. Místo bude muset obsahovat název konferenční místnosti a místo konání schůze.
Napište preambuli. Použijte římskou číslici "I", po níž následuje výraz PREAMBLE a představte účastníky. Seznamte se se všemi členy, kteří se účastní schůzky, počínaje prezidentem. Pak se seznamte s přítomným viceprezidentem, pokladníkem, sekretářkou a výkonnými členy. Pro tuto sekci lze použít úplné názvy nebo první počáteční a příjmení.
Seznamte pozorovatele a omluvte. Pokud jsou přítomní přítomní na schůzi, kteří nejsou důstojníky nebo členové výboru, mohou být uvedeni jako pozorovatel nebo ospravedlnění. Pokud nikdo nespadá do žádné kategorie, uveďte pro ně "Nil".
Vložte zápisy z předchozí schůze. Použijte římskou číslici "II" a následně MINUTES OF PREVIOUS MEETING pro tuto sekci. Uveďte případné návrhy, které byly přesunuty, vyslány a přeneseny na toto zasedání.
Předložte zprávy z jednání. Začněte tuto sekci pomocí římské číslice "III", po níž následují zprávy. Seznamy sestav zobrazujte jednotlivě jako přílohy.
Zaznamenejte volební proces. Použijte římskou číslici "IV" pro označení voličů pro vracející se důstojníky, prezidenta, viceprezidenta, tajemníka, pokladníka a dalšího voleného úředníka. Pro každého kandidáta budete muset zahrnout: jmenovanou osobu; kteří byli nominováni; který vyslal nominaci; a zda kandidát odmítl nebo přijal nominaci. Vybraný důstojník bude jako takový uveden v zápisu.
Zaznamenejte volby veřejného činitele. Pokud volíte veřejnou pachatele, budete muset uvést jméno kandidáta a osoby, které jmenovali a vyslali důstojníka.
Uveďte všechny návrhy předložené nebo předložené na schůzi. Návrh je hlasem pro nebo proti určité politice nebo rozhodnutí a může být předložen v průběhu jednání. Uveďte některé z těchto rozhovorů do zápisu a uveďte, zda návrh byl schválen nebo zamítnut.
Nahrajte položky "Ostatní firmy". Pod římskou číslicí "V", seznam a shrnují všechny diskuze nebo události, které se konaly na setkání mimo volby a představení. Seznam typů s odrážkami nebo 2 až 3 věty o každé položce je obvykle dostačující pro přezkoumání na příští schůzi.
Seznamte informace o dodatku a finanční údaje. Poslední část zápisů z jednání AGM musí obsahovat seznam příloh uvedených dříve v zápisu a skončit se souhrnem finančních údajů poskytnutých pokladníkem.
Tipy
-
Rámcová valná hromada se obvykle koná každý rok, aby informovala členy o činnostech z předchozího roku a zvolila pro příští rok úředníky a státní úředníky. Kopie zápisu z jednání AGM mohou být rozdány všem účastníkům krátce po zasedání. Na příští schůzi může být sekretářka povinna poskytnout kopii zápisů z jednání valné hromady.
