Setkání probíhají téměř všude tam, kde jsou lidé. Církve, školy a podniky se scházejí z jednoho nebo jiného důvodu. Při správném započítávání mohou být snadno předány ostatním členům schůzky, kteří potřebují slyšet něco konkrétního, zvláště den nebo dva po schůzce. Ať se budeme snažit, nikdy si nepamatujeme všechno. Právě proto, že se na schůzce děje správně, je tak důležité.
Udělejte minuty
Zkontrolujte, zda vaše podnikání, církev nebo škola má požadovaný formát pro pořádání schůzek. Některá místa podnikání mají určitý způsob, jakým rádi dělají věci, i když se liší od standardního trochu. Ujistěte se, že dodržujete požadovaný formát.
Posaďte se na místo, kde můžete vidět a slyšet všechny. Je těžké zapsat minuty, když hledáte, kdo řekl co. Sedět v centrální poloze je nejlepší, pokud je místnost poměrně velká bez zesílení. Sedět v přední části místnosti, když velké skupiny používají mikrofony.
Napište datum na papír. Nechte svůj papír a pero připraven před zahájením schůzky, abyste zabránili tomu, abyste na začátku ztratili něco důležitého. Také zapište, pokud se jedná o konkrétní téma nebo problém. Také rychle zadekněte uspořádání sedadel, pokud jsou členy relativně málo. To vám také pomůže později, když zjistíte, kdo řekl co.
Zaznamenejte každého, kdo je tam. Ujistěte se, že si zapisujete toho, kdo odpovídá za schůzku, stejně jako ti, kteří se z nějakého důvodu nemohli zúčastnit. Pokud je to možné, předem připravte námět na téma, abyste vám během schůzky mohli něco sledovat.
Zapsat, kdo řekl co, nápad nebo téma diskuze a rozhodnutí o těchto diskusích. Pokud se uskuteční hlasování, uveďte, kdo představil hlasování, kdo jej vyslal, a jaký byl výsledek hlasování, například 4 ano až 9 ano.
Nezaznamenávejte absolutně všechno, co bylo řečeno během setkání. Prostě zapište nápady a témata do souhrnu. Budete se zbláznit, pokud se pokusíte zapsat každé slovo, které každý člověk říká.
Okopírujte si minuty co nejdříve po schůzce. Tím se zabrání chybám a ztrátám paměti. Ujistěte se, že dvakrát zkontrolujte pravopis před tiskem minut a předávejte je těm, kteří byli na schůzi.
