Stížnost dopis slouží jako trvalý záznam o své stížnosti s jednotlivcem nebo organizací. Dobře napsaný dopis jasně uvádí problém, se kterým jste se setkali s určitým produktem nebo službou a očekávaným řešením. Při psaní vašeho dopisu přijměte klidný a profesionální tón. Vyhněte se hrozbám, nedůstojným hádkám, sarkasmu nebo nevhodnému jazyku. Ve většině případů píšete dopis osobě, která nebyla zodpovědná za váš problém, ale může mu pomoci při jeho řešení.
Adresujte svůj dopis konkrétní osobě. Nepoužívejte "Vážený pane" nebo "Koho se to může týkat". Telefonujte ústřednu společnosti a požádejte o jméno a titul příslušného správce. Potvrďte správné hláskování jejího jména. Pokud nelze určit název, použijte příslušný název, například "Správce služeb zákazníkům".
Použijte pero a papír nebo návrh verze programu pro zpracování textu, abyste zaznamenali všechny podrobnosti týkající se vaší stížnosti. Zahrnout informace, jako je název a popis produktu, číslo objednávky, značka, číslo modelu, cena a datum nákupu. Zkopírujte všechny dokumenty týkající se vaší stížnosti. Přečtěte si všechny informace a ujistěte se, že vaše stížnost je legitimní.
Začněte dopis na pozitivní poznámku. Použijte první odstavec k diskusi o některých pozitivních aspektech organizace. Můžete například uvést svou loajalitu ke značce nebo jakékoli konkrétní jednání s personálem společnosti. Například: "V minulosti jsem si užil návštěvu vašeho obchodu. Mnoho obchodních spolupracovníků mi pozdravilo jméno a vyhnul se jejich cestě, abych zajistila spokojenost se svými nákupy."
Uveďte povahu své stížnosti v druhém odstavci. Zahrnout všechny podrobnosti, které potřebuje čtenář znát, aby vaše stížnost zpracovala. Například: "V podmínkách mé 30denní záruky vracím monitor, který jsem koupil 7. března 2011, za 373,89 dolarů. Součástí je fotokopie potvrzení." Neposílejte originální kopie potvrzení nebo jiných dokumentů.
Pomocí třetího odstavce jasně uveďte své očekávání. Například: "Jelikož toustovač nefunguje tak, jak je uvedeno výrobcem, očekávám plnou a okamžitou refundaci 47,83 dolarů plus poštovné, které jsem zaplatil za vrácení topinkovaču. Čekej na odpověď čtyři týdny. od tebe budu kontaktovat kancelář Better Business."
Tipy
-
Uveďte své jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Napište krátké odstavce a délku dopisu ponechte na jednu stránku. Požádejte důvěryhodného přítele nebo příbuzného o opravu vašeho dopisu. Kromě kontroly pravopisných a gramatických chyb se musí ujistit, že tón dopisu je vhodný.
